Письмо — это общее название различных документов, которые служат средством коммуникации между различными структурами и организациями.
При составлении и оформлении деловых писем должны соблюдаться некоторые из следующих требований.
Бланк формального письма — это лист бумаги с постоянными элементарными опечатками. Официальные письма содержат «рамку» текста и основной текст, в котором помимо основного текста содержится информация об адресате. Полное и случайное название организации, в которую оно направлено, его почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телевизора, номер письма или телеграммы, с которой начата переписка, и многое другое.
Профессиональные бланки могут содержать фотографию щита или эмблемы организации.
Если на бланке изображен щит Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования, то эмблема не воспроизводится. Эмблема помещается у верхней границы документа.
Наименование учреждения размещается на письме в полном соответствии с учредительными документами организации. Наименование органа указывается над фирменным наименованием органа, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящего органа.
Регистрационный номер исходящего документа представляет собой буквенное число, обычно расположенное ниже условного наименования, которое состоит из нескольких частей. Во-первых, индекс структурного подразделения, номенклатура корреспондента, исполнителя и индекс по порядковому номеру исходящего письма.
Получатель — имя и адрес получателя письма — указан в правом верхнем углу письма. Это внутренний адрес письма. Адресат — название организации получателя — пишется в номинальном сокращении.
Заголовок текста должен содержать основную просьбу письма и краткое слово, выраженное простыми фразами. Заголовок следует располагать перед буквой письма.
Если к письму прилагается документ, то делается отметка о наличии приложения.
Подпись должна располагаться под текстом письма сразу слева от полей. Интеграция подписи включает наименование должности лица, подписавшего письмо, и личную подпись с ее расшифровкой.
Данная печать свидетельствует о подлинности подписи сотрудника на документах, подтверждающих его права, записях о событиях, связанных с финансовыми средствами, и т. д. Скрепление документов печатью регулируется нормативными актами.
Классификация профессиональных писем
Существует несколько различных классификаций профессиональных писем. Они делятся на две большие группы.
Исходя из содержания и назначения, принято различать следующие виды служебных писем.
Телеграммы — обобщенные названия различных документов с учетом их содержания. Они делятся на одну категорию по признаку особого способа передачи текста: использование телефона или телевидения.
Телеграммы также можно разделить на различные категории и виды. Телеграммы могут относиться к следующим категориям.
Телефонные звонки — это документы, содержащие оперативную информацию, передаваемую устно или по телефонным каналам. Она может быть раздроблена или записана с помощью записывающих устройств, расшифрована и распечатана.