Такие документы могут оформляться не только на основном месте работы, но и в других ситуациях. Рассмотрим наиболее распространенные типы объяснительных записок:
- по факту выявленного нарушения;
- разъясняющая причины поведения на рабочем месте при отсутствии дисциплинарного проступка;
- в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут писать объяснительную за поведение ребенка в школе).
Правила оформления в различных ситуациях будут похожими: необходимо максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать причины своих действий и подтвердить уважительность причин нарушения дисциплины и т.д.
Как написать объяснительную записку на работу в 2024 году
Сотрудник опоздал на работу, забыл надеть каску или не выполнил инструкцию. Разберемся, как правильно составить объяснительную записку в 2024 году, чтобы избежать взыскания, и получим советы эксперта.
Каждый руководитель хочет, чтобы подчиненные соблюдали дисциплину, приходили вовремя и выполняли свои обязанности. Но бывают случаи, когда сотрудники нарушают правила, и начальству нужно выяснить причину. Является ли в 2024 году объяснительная записка основанием для наказания и стоит ли отказываться от ее написания – узнаем у эксперта.
Полезная информация об объяснительных записках
Часто задаваемые вопросы и ответы
Каков срок хранения объяснительной записки?
Сроки хранения зависят от повода написания объяснительной и дальнейших действий: дали ей ход или нет. Обязательные сроки хранения документов организаций установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Объяснительная, если она подана, входит в пакет документов о дисциплинарных взысканиях и хранится три года.
Не менее пяти лет должны храниться объяснительные, связанные со служебными расследованиями ДТП. А если ДТП связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами, то постоянно.
Несколько видов объяснительных предусмотрено для государственных и муниципальных служащих в рамках борьбы с коррупцией, и они также хранятся не менее пяти лет.
Можно ли на работе отказаться от написания объяснительной?
От написания и предоставления объяснительной можно отказаться, это ваше право. В случае отказа работодатель обязан составить письменный акт о вашем отказе. В этом нет ничего страшного, акт подтверждает, что вам предоставили возможность дать объяснения. Если акт не составят, законность наложения дисциплинарного взыскания, в том числе увольнения, может быть оспорена в суде.
Обязательно ли писать объяснительную за опоздание?
Если по трудовому договору вы обязаны соблюдать определенный режим работы и, опоздав, нарушили его, работодатель, решив применить к вам дисциплинарное взыскание, обязан затребовать у вас объяснительную. Однако, как уже было сказано, решение о ее написании принимаете вы сами.
- Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202002070036
Дополнительные справочники по управлению персоналом
Ознакомившись с примером объяснительной записки, обязательно посмотрите следующие справочники, они окажутся полезными в работе:
Новые размеры пособий в 2022 году: таблица всех выплат Скачать бесплатно
Памятка по срокам обязательных выплат сотрудникам Используйте в работе
Далее в статье — советы по написанию объяснительной записки и примеры документов, составленных сотрудниками в различных ситуациях.
Кадровые документы — онлайн
Одним из самых распространенных нарушений, требующих объяснения, является отсутствие на рабочем месте, включая опоздания и прогулы. При решении вопроса о привлечении к дисциплинарной ответственности важно определить, было ли пропущенное время рабочим по графику сотрудника. Это просто, если работодатель работает по обычной пятидневной неделе. Однако в нестандартных случаях график работы может быть сложным для анализа. Например, когда установлен гибкий график, неполный рабочий день или ненормированное рабочее время.
- Документы для оформления увольнения за прогул
- Документы для оформления увольнения в связи с утратой доверия
- Как применить дисциплинарное взыскание
⏱ 4 минуты полезного чтения
Когда нужна объяснительная
Объяснительные записки пишут в двух случаях.
Чаще всего руководитель требует объяснительную, когда сотрудник совершил проступок: опоздал, прогулял или иначе нарушил правила. Правильно составленный документ поможет объяснить работодателю причины проступка.
Для применения любого дисциплинарного взыскания должна быть выполнена определенная процедура.
- Сначала работника уведомляют о необходимости написать объяснительную. На это дается два рабочих дня.
- Если сотрудник не успеет в срок или не предоставит объяснительную, работодатель составит акт об отсутствии объяснительной.
Отказ от написания объяснительной не избавляет от дисциплинарного взыскания, а только усложняет процедуру. Работодатель не вправе просто издать приказ о выговоре. Сотрудник, совершивший проступок, имеет право привести аргументы в свою защиту или признать свою вину. Для этого и нужны объяснительные.
Напомним, что в Трудовом кодексе предусмотрены три вида взысканий: замечание, выговор, увольнение. Срок действия взыскания — год с даты издания приказа. Если за этот срок нового взыскания не было, оно автоматически снимается.
Хотя среди взысканий нет лишения премии, в некоторых случаях провинившийся сотрудник может остаться без выплаты. Работодатель вправе указать отсутствие неснятого дисциплинарного взыскания как одно из условий начисления премии. Это должно быть зафиксировано в трудовом или коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.
Также объяснительные записки потребуются, если в неприятной ситуации задействовано несколько лиц и работодателю надо понять, что произошло. Тогда объяснительные попросят написать не только непосредственных участников, но и свидетелей.
Структура
1. В верхнем правом углу листа указываем должность руководителя и название организации. Ниже — свою фамилию, имя, отчество и должность.
2. Ниже в середине листа — название документа «Объяснительная».
3. В своем тексте опишите суть произошедшего, причины и свою роль в этом событии. Укажите других лиц, если они были вовлечены. Опишите последствия нарушения. В некоторых случаях это может помочь смягчить ответственность, особенно если негативные последствия минимальны или отсутствуют. Также стоит указать место, где вы пишете объяснительную, например, если вы находитесь на больничном. Если вы пишете её по устному указанию, это также необходимо отразить.
4. Укажите дату, город, полное ФИО и поставьте подпись.
5. К объяснительной приложите как можно больше документов, подтверждающих ваши слова, например, медицинские справки, акты о ДТП и другие. Документы, подтверждающие вашу вину, предоставлять не требуется.
Отказ от объяснительной
Сотрудник имеет право отказаться от предоставления объяснений. В этом случае работодатель созывает комиссию минимум из трёх человек, которая составляет акт. С данным актом работника знакомят под подпись. Если сотрудник отказывается подписывать, комиссия фиксирует это в акте.
Отказ от объяснительной, как правило, воспринимается негативно и может привести к конфликту с работодателем. Начальство вряд ли посчитает, что работник переживает из-за случившегося, извлек урок и в будущем не повторит проступок. Кроме того, отказ от написания объяснительной может усложнить оспаривание взыскания.
Вакансии дня
- Поиск сотрудников
- О компании
- Помощь
- Наши вакансии
- Реклама на сайте
- Требования к ПО
- Безопасный HeadHunter
- Партнерам
- Инвесторам
- Каталог компаний
- Работа по профессиям
- Работа рядом с метро
- Готовое резюме
- Все сервисы
- Профориентация
- Продвижение резюме
- Хочу у вас работать
- Производственный календарь
- Экспертная рекомендация
- Рынок труда
- Жизнь в компании
- ИТ-проекты
- Рейтинг работодателей России
- Карьера для молодых специалистов
- Школа программистов
- Карьера в некоммерческих организациях
- Этика и комплаенс
- Оказание услуг
- Использование сайтов
- Защита персональных данных
- Пользовательское соглашение
На сайте hh.ru применяются рекомендательные технологии, основывающиеся на сборе, систематизации и анализе данных о предпочтениях пользователей сети Интернет, находящихся на территории Российской Федерации.
На сайте hh.ru применяются рекомендательные технологии, основывающиеся на сборе, систематизации и анализе данных о предпочтениях пользователей сети Интернет, находящихся на территории Российской Федерации.