Если бухгалтер или отдел кадров внесет в трудовую книжку сотрудника неверную дату начала работы, он может «сжечь» шесть месяцев стажа. Чтобы избежать такой возможности, необходимо исправить эту запись в трудовой книжке.
Менеджеры по персоналу должны всегда проверять свои записи и документацию сотрудника.
В большинстве случаев при сверке обнаруживаются следующие ошибки.
Работодатель может исправить следующее.
Основные правила при корректировке трудовых книжек
Главное правило для кадровиков при исправлении неверной информации: запрещено удалять разделы, содержащие информацию о должностях и наградах. Помните: удалять можно только титульный лист. В противном случае единственным выходом будет аннулирование реквизитов, а затем создание нового, корректного реквизита.
Новые данные должны быть подписаны ответственным лицом и, при необходимости, заверены печатью организации или отдела кадров.
Какие документы могут быть использованы для подтверждения исправления неверной информации, зависит от конкретного случая. Это может быть справка из архива, решение суда или копия документа, заверенная бывшим работодателем как основание для исправления данных.
Свидетельства, однако, не имеют юридической силы.
Общий алгоритм работы на момент модификации
В законе не прописана процедура внесения изменений в трудовую книжку.
Однако, по мнению Роструда, чтобы изменить запись в трудовой книжке, необходимо аннулировать неверную информацию, а затем создать правильную.
В принципе, это работает по следующему алгоритму.
А насколько корректна марка кузова? Ведь серийный номер отсутствует. Чтобы исправить это, нужно войти в систему и зарегистрировать марку в трудовой книжке. Другими словами, в графе 3 написано: «Регистрацию названия и номера учреждения считать недействительной», и в этой графе вы воссоздаете правильное название учреждения и регистрацию занятости.
Как быть с поправками на обложке?
Ошибки на обложке, в том числе допущенные предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, тщательно устраняются. Рядом указываются правильные данные сотрудника. Внутри обложки книжки, на основании внесенных исправлений, указывается информация о документе. Сюда относятся паспорта, свидетельства о рождении (браке, разводе) и т. д. Затем ставится подпись сотрудника и печать организации.
Если обложка необходима для сообщения о новом или дополнительном специальном образовании, ее не нужно удалять. В этом случае добавляется новый пункт с партией.
Кто должен исправлять ошибку — новый или предыдущий работодатель?
Неправильные записи об увольнении в трудовой книжке должен исправлять «предыдущий» работодатель, то есть тот, кто допустил ошибку.
Однако новый работодатель также может ее исправить. Для этого необходима соответствующая документация. Официальный ответ прежнего работодателя или отчет, например, из архива.
Кроме того, если организация, сделавшая правильную или неправильную запись в трудовой книжке, реорганизуется, исправление регистрируется правопреемником.
А если организация была уволена, то исправления должны быть внесены на новом месте работы. Подтверждающая документация должна быть запрошена по файлу.
Когда ошибки уже нельзя исправить
Существует несколько случаев, когда трудовая книжка может быть аннулирована. В этих случаях исправления не могут быть внесены.
К таким случаям относятся следующие.
Как изменить записи в трудовой книжке (образец) 12
Отечественные организации и предприниматели имеют право нанимать работников. Необходимым условием этих действий является обязанность оформления и соблюдения соответствующей документации, выполнение которой регулируется законом. Поскольку записи в трудовые книжки вносятся людьми, то при внесении записей могут возникнуть ошибки. Для их устранения необходимо правильно вносить исправления в книгу.
Ведение трудовых книжек
Трудовые книжки имеют особое значение в связи с положениями национального законодательства. Эти документы используются для проверки стажа, расчета назначений и пенсий.
Учитывая их важность, недопустимо вносить в трудовую книжку неправильные записи.
Во избежание ошибок лица, заполняющие соответствующие бланки, должны строго соблюдать требования статьи 66 Трудового кодекса РФ.
Документ хранится не менее пяти дней у всех лиц, работающих в данной организации или у данного предпринимателя.
Трудовой кодекс РФ содержит лишь общие требования к оформлению трудовых книжек. Подробный перечень норм содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225.
Важно напомнить, что основным законом, определяющим порядок заполнения указанных документов, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. . 2003 N 69.
Данные правила РФ включают в себя порядок заполнения документа, подтверждающего стаж работника, и отвечают на вопрос, можно ли внести изменения в трудовую книжку.
Обязательным условием заполнения трудовой книжки является строгое соблюдение приказов работодателя и трудового законодательства РФ. Все сведения, внесенные в этот документ, должны быть заверены личной подписью работника.
При несоблюдении этих правил невозможно сохранить оригинал в деле и правильно оформить трудовую книжку, которая должна выдаваться работнику только в случае его отказа от нее.
Если при заполнении записи в трудовой книжке допущена ошибка, она должна быть исправлена в соответствии с правилами, изложенными в главе 3 Правил.
Изменения записей в трудовой книжке, вносимые во время назначения пенсии
В каждой трудовой книжке должны содержаться сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения и роде занятий соответствующего работника.
Они должны быть записаны в соответствии с официальными документами, предоставленными работником при приеме на работу.
Если по каким-либо причинам вышеуказанные сведения изменяются, то они должны быть исправлены в порядке, предусмотренном пунктом 26 Положения.
Соответствующие действия осуществляются организацией или предпринимателем по последнему месту жительства гражданина. Для изменения сведений о себе гражданин должен представить официальный документ, содержащий исправленную информацию. Это может быть паспорт, свидетельство о рождении или судебное решение.
Если с течением времени изменились другие элементы работника, перечисленные выше, то для внесения изменений в трудовую книжку применяется та же процедура. Важным условием является правильность записей.
Данные изменения вносятся в соответствии с пунктом 2.3 инструкции, утвержденной постановлением от 10. 10. 2003 n 69 Министерства труда Российской Федерации. Этот нормативный документ предусматривает порядок изменения сведений о работниках, но не содержит, например, образца даты рождения в трудовой книжке.
Как правило, все изменения в трудовую книжку вносятся путем удаления информации, которая проставляется на обложке, после чего вносится изменение. Это действие оформляется в одну строку, рядом с которой пишется новый элемент.
Внутри обложки отражаются ссылки на документ, на основании которого вносились изменения. Указанные сведения заверяются подписью и печатью работодателя.
Следует подчеркнуть, что Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты Российской Федерации содержат только описание порядка их применения или описание их оформления в гражданско-правовых документах, связанных с трудовой деятельностью. Ни образцы будущих изменений в трудовой книжке, ни официальные примеры их применения не представлены.
Важно помнить, что внесение в трудовую книжку записей об образовании, профессии и специальности осуществляется путем заполнения свободных полей. В этом случае нет необходимости удалять или отменять запись.
Исправление ошибок в записях о приеме на работу
В отличие от процесса исправления элементов, которые являются общими и изменяются с течением времени, с ошибочно зарегистрированными элементами работают по-другому.
Согласно пункту 27 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ N 225, все неточные или ошибочные сведения исправляются путем внесения исправлений в трудовую книжку тем учреждением или предпринимателем, который допустил соответствующую ошибку.
Работодатели сегодня также могут исправлять неверные записи в трудовой книжке, но только при условии получения соответствующей официальной документации с места работы, где была допущена ошибка.
Следует отметить, что работодатель обязан оказать помощь работнику, если в случае ошибки необходимо внести изменения в трудовую книжку.
Если соответствующая компания ликвидируется, все исправления должны быть внесены нынешним работодателем.
При внесении изменений в трудовую книжку необходимо отталкиваться только от данных, содержащихся в официальных документах. Показания свидетелей не могут служить основанием для внесения изменений в сведения, содержащиеся в трудовой книжке.
В пункте 30 Правил содержится инструкция по внесению изменений в записи в трудовой книжке, однако образец такого изменения отсутствует.
Удаление и изменение информации в трудовой книжке не допускается. Все записи, содержащие ошибки или неточности, должны быть признаны недействительными. Вместо них должны быть сделаны соответствующие записи, соответствующие фактическим условиям и официальной документации.
Данный порядок распространяется на исправление всех ошибок в сведениях о трудовой деятельности, в том числе при восстановлении на работе после решения суда о признании увольнения незаконным.
При исправлении сведений в 2016 году можно использовать примеры ошибок в трудовой книжке, содержащиеся в Директиве 1.2, утвержденной приказом Минтруда РФ от 10 октября 2003 года.
Примеры вариантов исправления ошибок
Как уже было сказано выше, существующие официальные документы Российской Федерации не содержат примеров или образцов записей в трудовой книжке. В то же время действующее нормативное законодательство России не допускает произвольного внесения информации в указанные документы.
Из вышесказанного следует, что для ответа на вопрос, как внести изменения в записи в трудовой книжке, недостаточно изучить действующее законодательство, а необходимо хорошо представлять себе возможные варианты их создания Изменения.
Кроме того, чтобы избежать возможных неудобств при исправлении ошибок в трудовой книжке, рекомендуется использовать соответствующие примеры, прилагаемые к данной статье.
Примеры можно использовать и при исправлении других ошибок в сведениях о работе, работодателях, увольнениях и т. д.
Если сведения о работнике, касающиеся его имени, даты рождения, образования, профессии или специальности, неверны, то для их исправления работник должен обратиться в суд или получить копию трудовой книжки. Исправление ошибки любым другим способом не гарантирует, что при последующей проверке стажа к работнику не будут предъявлены претензии.
В качестве образца можно использовать прилагаемый пример исправления отцовских званий в трудовой книжке.
Изменение персональных данных
В качестве подтверждающих документов могут быть использованы документы, выданные органами ЗАГСа, фиксирующие изменение семейного положения работника (свидетельство о браке/разводе, свидетельство о рождении, изменение фамилии/имени/отчества) или другие официальные документы.
Изменение профессионального или образовательного статуса
Первая трудовая книжка заполняется для сотрудников, которые только начинают свою профессиональную карьеру. Работая, сотрудник может получить высшее образование и приобрести ряд специальностей.
В разделе заголовка рабочей книги предусмотрена дополнительная строка для ввода обновленных данных. Дополнительная запись должна быть сделана на второй строке, так как предыдущая запись не будет удалена. В левой части листа не должно быть ссылок на учебный документ.
Неправильные данные о владельце книги
Еще одной сложностью является исправление ошибок при внесении личных данных сотрудников. Двойное написание некоторых фамилий или неправильное воспроизведение отцовских титулов — очень распространенная ошибка в расчетах при заполнении титульного раздела трудовой книжки.
Нормативный документ не содержит рекомендаций по исправлению ошибок в фамилии или имени владельца трудовой книжки.
Практика ведения кадрового дела предусматривает алгоритм следующих действий.
Важно: копия трудовой книжки не является копией трудовой книжки с неправильным написанием имени/фамилии сотрудника. Информация о стаже должна вноситься не на основании «старой» трудовой книжки, а на основании документа, правильно оформленного предыдущим работодателем.
На практике в кадровых службах используется такой же подход при изменении сведений о сотрудниках в соответствии с официальными документами, то есть удаление неверных записей и внесение правильных данных.
Такая практика является незаконной и впоследствии может привести к проблемам между работником и пенсионным фондом.
Изменение данных трудовой книжки
Все записи в этом разделе должны быть пронумерованы последовательно и сделаны в строгом соответствии с правилами заполнения и ведения трудовых книжек. Записи, касающиеся приема на работу, перевода или увольнения, должны иметь номер, ссылку на соответствующие положения трудового законодательства и данные (дата, номер) приказа.
Вы должны знать, что в подразделе рабочей книги, где хранится информация о рабочих местах и заработной плате, запрещено удалять неверные записи или заменять правильные данные.
Ошибки в информации о рабочих местах можно исправить следующими способами.
Правильная запись выглядит следующим образом.
Детали первоначального приказа относятся к четвертой колонке, где записан номер первоначального приказа. Если было издано распоряжение о внесении изменений в трудовую книжку в соответствии с постановлением суда, записывается номер и дата этого документа.
Если последняя запись в трудовой книжке является предметом изменения, менеджер по персоналу должен знать, что следующий порядковый номер изменит информацию о работе. Такие записи не требуют подписи и печати. Следующие изменения, внесенные после регистрации смены места работы, должны быть подтверждены подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Исправления в трудовой книжке могут быть внесены только на основании официальных документов, предоставленных организацией, в которой была допущена ошибка. Часто спустя годы, когда компания прекращает свое существование, информация о работе требует исправления.
В этом случае работнику следует обратиться к правопреемнику или, если такового не существует, в отдел кадров по последнему месту работы. Нынешний работодатель должен внести правильную информацию и в качестве обоснования предоставить сведения о первоначальном приказе.
Изменение названия или организационно-правовой формы организации
В часть трудовой книжки, посвященную трудовой деятельности работника, вносятся записи, связанные с изменением наименования или реорганизацией работодателя. Эти изменения записываются в графе 3 без указания номера и даты записи. Основанием для изменения наименования или организационно-правовой формы предприятия является номер и дата предприятия, внесенные в трудовую книжку.
Средства правовой защиты в случае несправедливого увольнения
Работник, уволенный на основании «плохой» статьи Трудового кодекса и восстановленный на работе по решению суда, имеет право требовать удаления порочащих его высказываний в трудовой книжке. В этом случае работодатель обязан предоставить работнику копию трудовой книжки за свой счет по его личному письменному заявлению.
Помните: копия трудовой книжки в случае незаконного увольнения выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник, уволенный «по понятиям», нашел другую работу и подал иск против бывшего работодателя о восстановлении на работе, копия должна быть выдана по новому месту работы.
Исправление ошибок в трудовых книжках сотрудников
До конца 2019 года трудовая книжка является единственным первичным документом, подтверждающим трудовой стаж работника и необходимым для определения размера страховой пенсии.
С 2020 года таким документом будут являться и сведения о трудовой деятельности.
Однако бумажные трудовые книжки по-прежнему будут храниться.
— С 2020 года — для всех работников,
— С 2021 года — только для работников, подавших письменное заявление до 1 января 2021 года.
Таким образом, тонкие различия в хранении трудовых книжек по-прежнему очень важны, и ошибки в этих документах недопустимы. А если они обнаружены, то должны быть исправлены. Ошибки в трудовых книжках могут привести к судебным разбирательствам, а также к жалобам в Государственную инспекцию труда и прокуратуру.
В большинстве случаев работники указывают в заявлениях проблемы с будущим трудоустройством, что приводит к неточностям в формулировке причины увольнения и невозможности подтвердить работу в той или иной должности. Кроме того, при оформлении пенсии вам придется отстаивать свои права в судебном порядке и доказывать наличие предыдущего стажа.
Обнаружены записи в трудовой книжке, которые не должны были быть сделаны, ошибки ввода во вкладышах или в самой трудовой книжке. Такие ошибки могут привести к административной, дисциплинарной и серьезной ответственности работодателя и лица, ответственного за ведение трудовой книжки.
Ошибки Ошибки при заполнении трудовой книжки должны быть исправлены в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003г. 69 (31 октября 2016 г. — далее — с изменениями к Директиве 69), и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, оформления трудовых книжек и предоставления их работодателю, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. 225 (с изменениями от 25 марта 2013 г. — далее — Правила №. 225).
Как возникают ошибки при первом запуске трудовой книжки
Наиболее распространенными и часто встречающимися ошибками при первой записи в трудовой книжке являются
— Неправильное указание фамилии, имени или отчества,
— Отсутствие на обложке данных о смене фамилии, имени или отчества, например
— Ошибки в написании фамилии, имени, фамилии
— Не подписано уполномоченным лицом,
— Отсутствие печати организации, которая первоначально выдала работнику трудовую книжку,
— Отсутствие на титульном листе информации о прохождении обучения в держателе трудовой книжки.
Если при первичном заполнении трудовой книжки специалист допустил ошибку в фамилии, имени или отчестве работника, то измененный бланк должен быть удален и уничтожен [1], а работнику должна быть выдана новая трудовая книжка.
Как удалить и уничтожить бланки трудовых книжек
Трудовые книжки как документы строгой ответственности должны быть уничтожены путем соответствующей юридической подготовки (например, 1). Для этого следует создать специальный комитет с приказом по основной деятельности. Членами комитета могут быть сотрудники агентства, в составе трех человек.
Агентство может либо уничтожить (вставить) бланки в этот журнал, либо заключить договор с профессиональной организацией за определенное вознаграждение. В обоих случаях сотрудник, ответственный за уничтожение (вставку) бланков трудовой книжки, должен присутствовать при процедуре очистки.
Уничтожение измененных трудовых книжек обычно используется для уничтожения бумаги. Если такой возможности нет, можно использовать другие варианты. Например, ее можно разрезать ножницами.
Ошибки на титульном листе трудовой книжки обнаруживаются позже
Если впоследствии на титульном листе трудовой книжки будет обнаружена ошибка, то неправильная запись вычеркивается в строке, рядом с которой, внутри лицевой стороны обложки, заверяется соответствующая исправленная запись и ставится подпись уполномоченного лица [2] с расшифровкой и печатью органа (при наличии).
Орфографические ошибки
Что касается орфографических ошибок, то протокол считается неправильным или неточным по мнению Суда [3] и подлежит изменению в соответствии с пунктом 27 правила № 225. 225.
Требуется неполная регистрация образования
оговорка, но предпочтительнее не регистрировать неполное или незавершенное обучение по обложке, так как это приведет к ненужной регистрации. Директива № 2. 1 69 предусматривает такую возможность. Когда сотрудник завершил обучение и получил диплом, рекомендуется заполнить строку «образование» пробелом.
Если в результате первичной регистрации получается неполный или неадекватный список обучения, то в соответствии с п. 2. 4 Директивы №. 69, должна быть зарегистрирована правильная информация о сторонах. В этом случае предыдущая регистрация не должна быть удалена (пример 2).
[1] Пункт 42 Постановления № 225.
[3] Решение 33-15887 Московского суда от 29. 06. 2010 по делу №.
Ор. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом.
Данный материал опубликован частично. Обо всем этом читайте в журнале «HR-решения», ноябрь 2019 г.