Ввести вкладыш очень просто, но делать это нужно после оформления заказа.
Иногда сотрудники спешат вшить вкладыш непосредственно перед тем, как приступить к его заполнению. Это часто приводит к тому, что информация на вкладыше отличается от сведений на титульном листе основного документа. В этом случае вкладыш приходится вырезать и исправлять в трудовой книжке. Такая взаимосвязь сама по себе раздражает.
Однако если менеджер по персоналу допустил поспешную ошибку, он должен аккуратно извлечь вкладыш из трудовой книжки с помощью ножниц. Затем в тетрадь вшивается новый предоплаченный вкладыш (без дополнительных отверстий) с указанием порядка и количества титульных листов в основном документе. Поврежденные вкладыши уничтожаются, и акт об этом аналогичен акту об уничтожении испорченной трудовой книжки.
Еще одна распространенная ошибка неопытных сотрудников, которые не знают, как вшивать вкладыши в тетрадь, — это ее передняя обложка. Не делайте этого. Потому что форма вкладыша утверждена законом, и любые изменения (обложка, наклеивание или отклеивание обложки) являются незаконными и могут стать основанием для отказа в назначении пенсионных выплат его владельцу. Вкладыши должны быть вшиты в трудовую книжку в том формате, в котором они были приобретены.
Работодатель может попросить работника оплатить первый вкладыш. Если бланк уничтожен работником, плата за следующий вкладыш с него не взимается.
Вкладыш к трудовой книжке
Вкладыши выдаются организациями, которые обнаружили, что в трудовой книжке нет места, и не могут сделать новые записи. Заполнение этого бланка ничем не отличается от записи в трудовой книжке, и все записи делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой регистрации вкладыша должна продолжать отсчет основного документа и не может начинаться с начала.
Помимо того, как вшивать вкладыши в трудовые книжки, менеджерам по персоналу следует обратить внимание на то, что титульный лист вкладыша заполняется так же, как и титульный лист трудовой книжки. Менеджеры по персоналу могут просто переписать информацию из основного документа, но при этом желательно соблюдать нормы трудового законодательства и требовать от сотрудников паспорта и справки об обучении. После того как титульный лист вкладыша заполнен, эти документы должны быть названы и подписаны руководителем для оформления и подписи владельца трудовой книжки. Заполненные вкладыши регистрируются в трудовой книжке по номеру и порядку.
Зачем нужны вкладыши?
В своем постановлении от 16 апреля 2003 года Правительство Российской Федерации объявило о ряде действий для работодателей, когда одна пустая страница раздела трудовой книжки исчерпана.
Таким образом, способ вшивания образца вкладыша в трудовую книжку зависит от содержания требуемого раздела. Блок данных может потребовать добавления нового листа.
Вкладыши дополняются в соответствии с правилами, действующими в трудовой книжке. О наличии вкладыша в самой трудовой книжке должен свидетельствовать штамп работодателя, который содержит информацию о порядке и количестве бланков.
Чтобы вложить вкладыш в трудовую книжку, у кадровика должен быть штамп. Рукописные надписи о внесении дополнительных листов в бланк не имеют юридической силы.
Порядок работы с вкладышами.
Вкладыши можно использовать только в качестве дополнений к трудовым книжкам. Без основного документа эти страницы недействительны.
Закон однозначно одобряет способ вшивания вкладышей в трудовые книжки (см. рисунок) — дополнительные листы должны быть надежно вшиты в книгу. Пример этой процедуры показывает, что при сшивании необходимо соблюдать административный регламент по ГОСТ Р 7. 0. 8-2013.
Алгоритм действий штатного сотрудника выглядит следующим образом.
| 1 | Чтобы облегчить работу с листовыми вставками, рекомендуется перед сшиванием в буклет встретиться |
| 2 | Определяет позицию в рабочей книге, в которую будет сшита вставка. Доступны два варианта. |
Далее посмотрите на рисунки, чтобы понять, как оформить вставки в рабочей книге. Пошаговая схема действий выглядит следующим образом.
Чтобы закрепить узел и предотвратить его развязывание или распутывание, рекомендуем прикрепить к узлу бумажную этикетку, указывающую на то, что документ прошит и опечатан. Для повышения уровня защиты можно использовать сургучные печати. Однако запечатывание узла не является обязательным.
Распространенные ошибки при работе с вкладышами.
Если кадровый инспектор исчерпал лимит свободных страниц в одном из разделов трудовой книжки и начал вносить записи в пустую графу другого блока документа, не прошив вкладыш, это будет считаться нарушением. Порядок оформления данного вида бланка.
Исправить ошибку можно только одним способом. Это признать запись недействительной и добавить ее в нужный раздел.
Если для обозначения факта вложения используется рукописный штамп, процесс вложения считается недействительным. Для этой цели можно использовать только специальные штампы.
В случае нарушения нормативных требований к оформлению вкладышей работодатель может быть привлечен к ответственности в соответствии со статьей 5.27 Закона РФ «Об административных правонарушениях».
Технические и юридические нюансы вшивания вкладышей
Лучшее место для вшивания вкладыша — между последней страницей тетради и второй половиной передней обложки. Точный способ вшивания вкладыша законодательно не регламентирован. На практике этот процесс осуществляется следующим образом.
Вставки должны быть вшиты в книгу вместе с обложкой.
После того как вкладыши вшиты в тетрадь, этот факт необходимо зафиксировать. Для этого персонал должен поставить штамп «выдан вкладыш» и записать серию и номер вкладыша.
С 9 января 2021 года в правилах хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года) указано, что титульный лист (страница 1) трудовой книжки должен быть прошнурован. Если на титульном листе нет места для записи о выдаче последующих сгибов, то запись должна быть сделана на титульном листе первого сгиба (ст. 33 Положения).
Ранее в Трудовом кодексе такого соглашения не было, но по общему правилу штампы проставлялись на странице, прилегающей к передней обложке книжки, или на титульном листе документа при условии, что записи не искажены.
Если у сотрудника нет штампа «запись выдана», соответствующие слова можно вписать от руки. Строка и номер вкладыша будут указаны сразу под ним.
Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, понятие записи о выдаче вкладыша используется в определении Московского городского суда по делу № 4г/7-8997/10, № 2-4901/09 от 12 октября 2010 года.
При использовании сотрудниками вместо штампов они должны быть написаны прописными буквами. Элементы, соответствующие структуре штампа (контуры и линии), не должны быть нарисованы от руки. Слова «вкладыш выдан», «серия» и «номер» также не нужно писать с заглавной буквы.
Образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку, нарисованный от руки, приведен в КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе.
Кроме того, чтобы начать использовать вкладыш, вам нужно будет внести данные в специальную бухгалтерскую книгу в своей учетной записи. Эту форму работодатель может разработать самостоятельно с 01. 09. 2021 года.
Что делать, если срок действия старой книги учета бланков от 01. 09. 2021 еще не истек? На этот вопрос ответил г-н Роструд. Найдите ответы для своего отдела в КонсультантПлюс. Вы получите бесплатный пробный доступ к системе.