Как правильно заполнить транспортную накладную: пошаговая инструкция и советы

23.08.2017 распечатать Каждая организация должна самостоятельно или при помощи консультантов регулярно оценивать бизнес-риски. Для этого важно поддерживать четкий документооборот и контролировать правильность заполнения всех документов, в том числе и транспортных. Елена Оржиховская, юрист департамента налоговой безопасности, международного планирования и развития КСК групп, рассказала о правилах заполнения транспортной накладной.

Согласно письму ФНС от 21 марта 2012 года № ЕД-4-3/4681@, транспортная накладная является документом, подтверждающим расходы на перевозку. Если ваша организация несет такие расходы, будьте уверены, что налоговые органы при проверке обязательно обратят внимание на транспортные документы. Рекомендую тщательно заполнять эти бумаги. Документы содержат множество информации, и их заполнение строго регламентировано. Транспортную накладную следует оформлять только в случаях, когда перевозка осуществляется сторонним перевозчиком. Форма накладной утверждена Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 года № 272, в приложении № 4 к Правилам перевозки грузов. Минфин также настаивает на ее использовании, как указано в письме от 20 июля 2015 года № 03-03-06/1/41407. Читайте также «Какой документ подтвердит расходы на перевозку?»

Отказ в вычете

Работайте только с реальными перевозчиками и избегайте найма частных лиц с личным транспортом. Инспекторы могут отказать в вычете НДС и признании расходов, если в транспортной накладной указаны недействительные номера машин. В практике были случаи, когда в накладных указывались автомобили, не зарегистрированные в ГИБДД. Указывая в документах реальных водителей, обеспечьте возможность подтверждения факта перевозки груза, так как сотрудники ФНС могут вызывать водителей на допросы. Не забывайте проверять добросовестность контрагентов. В случае недобросовестности контрагентов покупатель несет риск не только в рамках гражданско-правовых договоров, но и налоговых отношений. Это может привести к потере права на налоговые вычеты или льготы из-за отсутствия надлежащих первичных бухгалтерских документов (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 25 мая 2017 г. по делу № А40-170497/2016). В графе 15 транспортной накладной обязательно указывайте плательщика за перевозку, чтобы было видно, кто понес расходы.

День в день

Некоторые компании не успевают оформлять документы в день перевозки груза, хотя это и неправильно. Если у перевозчиков есть такая проблема, рекомендую проверять реквизиты в транспортных накладных, подготовленных задним числом. Например, указание расчетного счета, открытого 10 мая 2017 года, в накладной, оформленной 2 мая 2017 года, будет заметно проверяющим и может привести к доначислениям. Неправильно оформленные документы могут иметь неблагоприятные последствия, если транспортная накладная подписана неуполномоченным лицом. Напоминаю, что в случае подписи не генеральным директором необходима доверенность. Транспортную накладную должны подписать: грузоотправитель (графы 6 и 16), грузополучатель (графа 7), перевозчик (графы 9 и 16), водитель (графы 6 и 7). Ошибки в накладной могут стать причиной отказа в признании расходов на перевозку и в вычете по НДС. Тем не менее, наличие ошибки не должно служить основанием для сомнений в факте перемещения товара. В случае таких «придирок» можно защищать свои права в суде. Читайте также «Без транспортной накладной затраты по перевозке списать нельзя».

Советуем прочитать: НК РФ, Статья 333.19. Размеры государственной пошлины по делам, рассматриваемым Верховным Судом Российской Федерации, судами общей юрисдикции и мировыми судьями

Как заполнить транспортную накладную?

Транспортная накладная (ТН) — это документ, оформляемый при передаче грузоотправителем товаров перевозчику для доставки грузополучателю. Ранее ТН заполнялась грузоотправителем, но с 1 марта 2022 года все участники грузоперевозки могут составлять этот документ. Рассмотрим новый образец транспортной накладной и правила её заполнения.

Что заполняет грузоотправитель

Грузоотправитель заполняет «шапку» накладной: дату, номер документа, номер экземпляра, дату и номер заявки, а также разделы 1—7, 15 и 16.

Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физического лица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. Если перевозку оплачивает экспедитор, он выступает грузоотправителем. В таком случае ставится отметка «является грузоотправителем» и заполняется подраздел 1а (при необходимости).

Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, указав данные получателя груза.

Как правильно заполнить первый и второй разделы транспортной накладнойРаздел 3 «Груз». Этот раздел содержит информацию о перевозимом грузе по пяти основным пунктам: наименование, количество грузовых мест, масса и размеры, перечень опасных веществ — заполняется при перевозке опасного груза, объявленная ценность. В случае отсутствия информации, допускается поставить прочерк.

Новый показатель, объявленная ценность, берётся из товарной накладной или универсального передаточного документа (УПД). Она не должна превышать фактическую стоимость груза. В некоторых случаях её указывать нельзя (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Как заполнить третий раздел транспортной накладнойРаздел 4 «Сопроводительные документы на груз». В этом разделе следует указать реквизиты всех документов, прилагаемых к накладной. К ним относятся товарные накладные, УПД, сертификаты, паспорта, разрешения на груз и другие. Наличие этих документов уменьшает вероятность возникновения вопросов со стороны налоговой службы.

Раздел 5 «Указания грузоотправителя». В этом разделе необходимо описать указания, которые транспортная компания должна выполнять при перевозке груза: сроки, температурный режим, санитарные и карантинные требования и т.д. Также следует указать характеристики автомобиля, который будет использоваться для перевозки груза: тип, марка, грузоподъемность, вместимость и т.д.

Советуем прочитать: Рекомендации по обращению, если вам позвонил коллектор, а вы не являетесь должником

Как правильно заполнить четвёртый и пятый раздел транспортной накладнойРаздел 6 «Прием груза». Укажите информацию о лице, от которого перевозчик принимает груз, адрес склада, дату и время получения груза. При погрузке следует отметить фактические дату и время прибытия и убытия транспортного средства, описать состояние груза, его массу и количество мест. Раздел необходимо заверить подписями лица, передающего груз, водителя и при необходимости грузоотправителя.

Не указывайте данные о лице, которому груз был передан по документам до погрузки, если фактически его не перемещали (Письмо Минтранса России от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС).

Как заполнить шестой раздел транспортной накладнойРаздел 7 «Сдача груза». В этом разделе указывается адрес места разгрузки (склад покупателя, терминал транспортной компании), а также дата и время доставки.

Раздел 15 «Подписи сторон» и раздел 16 «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы». Здесь ответственное лицо грузоотправителя ставит свою подпись, указывает ФИО и должность.

Что должен заполнить грузополучатель

Грузополучатель заполняет раздел 7 «Сдача груза» в присутствии перевозчика. Необходимо указать:

дату и время прибытия транспортного средства для разгрузки, а также дату и время его отъезда;
описание состояния груза, тары, упаковки, пломб и маркировки;
массу груза (определяемую аналогично приёмке отправителем);
количество грузовых мест.

Состояние груза, его массу и количество мест можно не проверять, если всё прибыло в исправном закрытом транспортном средстве, в контейнере и с пломбами. При повреждении или отсутствии пломб, а также при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов, проверка обязательна (п. 9 ст. 15 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Приемку груза подтверждает представитель получателя, ставя свою подпись, ФИО и должность.

Что заполняет грузополучательРаздел 17 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Этот раздел может быть заполнен любой из сторон, если возникают претензии: обнаружены нарушения условий перевозки груза, его порча, повреждение упаковки и т.д. Пострадавшая сторона делает отметку об оформлении акта, а детальное описание претензий указывается в акте о выявленных расхождениях по количеству и качеству.