Специалистам по делопроизводству и секретарям часто требуется утверждать те или иные документы. В этой статье мы расскажем, какие способы утверждения документов существуют и на какие ГОСТы следует опираться, чтобы не допустить ошибок.
Существует ряд документов, создаваемых в процессе деятельности организации, утверждение которых является обязательным. Как правило, к ним относятся акты, обязанности, инструкции, правила, планы и стандарты.
Наличие юридической силы документа зависит от того, соблюдены ли условия его оформления. Без штампа об утверждении документ становится юридически бесполезным. Утверждение конкретного документа дает право на его создание и распространяет его действие на определенный круг лиц.
Задача отдела делопроизводства — сформулировать, скоординировать и, соответственно, утвердить набор законов и правил в области делопроизводства и конкретных документов компании. К ним относятся.
— Годовая рабочая программа по архивированию,
— Закон об обнаружении документов,
— Акт о приеме и передаче дел, в которых было изменено начало дела,
— Положение о делопроизводстве организации,
Требование 16 «Штамп утверждения документов»: нормативные правила
До 7 января 2018 года действует ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система документации. Комплексная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6. 30-2003). Заменяет ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7. 0. 97-2016).
Новый ГОСТ расширяет перечень методов утверждения документов.
Таблица утверждения документа является частью реквизитов документа и располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
На фирменных бланках, где требования расположены вертикально, штамп утверждения также размещается в правом нижнем углу требований к бланку.
Элементы фирменного бланка могут быть отцентрированы по самой длинной строке (пример 1). Это важно для крупных названий организаций.
ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 предусматривает три способа утверждения документов.
Все они имеют одинаковое юридическое значение, но оформляются по-разному.
Метод 1: утверждение документов сотрудниками
Чтобы утвердить документ сотрудником, он должен обладать правом подписи (утверждения). Этот метод используется при утверждении должностных инструкций, положений, внутренних проверок, передачи дел — документов, не требующих дополнительных разъяснений. Как правило, только генеральный директор (директор, президент, президент) имеет право подписывать и утверждать документы учреждения. Список лиц, имеющих право подписи основных бухгалтерских документов, утверждается руководителем учреждения. В большинстве случаев список согласовывается отдельным приказом.
В зависимости от штатной структуры организации список лиц, имеющих право подписи, может быть утвержден приказом. Если в учреждении установлена минимальная численность работников, рекомендуется предоставить право подписи и перечисления отдельных видов документов определенным сотрудникам (пример 2).
В. С. Туркина, помощник генерального директора
Данный документ опубликован частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №. 5, 2018.
Узнать больше:
Под каким углом расположена печать утверждения документа?
Печать утверждения документа находится на первой странице или титульном листе. Он расположен в правом верхнем углу. Она может быть отцентрирована по более крупной линии, чтобы совпадать с правым краем.
Образец штампа утверждения документа
Если документ требует согласования с мнением двух сотрудников или, например, профсоюза, штамп утверждения должен располагаться на одном уровне.
Сотрудники и ГТ;.
Новые требования и новые обязанности для штатных сотрудников
Программа включает в себя все изменения в профессиональной деятельности в 2023-2024 гг. отчетность, медицинское тестирование, воинский учет и учет льгот для сотрудников-инвалидов.
Получите демонстрационный доступ и обучайтесь бесплатно в течение трех дней.
Если документ, например локальный нормативный акт компании, утверждается приказом, слово «утверждение» должно быть указано отдельно без кавычек в нужном роде, затем следует название приказа об утверждении в основной части и его реквизиты. Номер и дата.
Если деловой документ был утвержден коллегиальным совещательным органом (например, советом директоров компании), то указывается дата, номер протокола и наименование органа.
Утверждения: как правильно составить локальные акты
Штамп утверждения — одно из ключевых условий, необходимых для нормативных документов. Штамп утверждения подтверждает правовой статус и легитимность документа. Его содержание и оформление должны соответствовать требованиям, установленным государственными нормативными актами.
Загадка по теме:.
Требования к «грифону утверждения», предъявляемые ГОСТ-2016
Как поставить штамп утверждения на инструкции по управлению документами
Как правило, штамп утверждения проставляется на следующих видах документов
Утверждение документа уполномоченным должностным лицом подтверждает законность документа и придает ему правовой статус.
Сокровища утверждения документов.
Способ утверждения ЛНА: указом президента или гербовой печатью.
Стандартизация печатей утверждения: примеры и образцы
Ответ на вопрос о том, в какой части документа ставится печать утверждения, можно найти и в правилах планирования организационно-распорядительных документов. Согласно правилам, обязательное поле расположено в правом верхнем углу обложки. Если документ не имеет грифа утверждения, обязательное поле остается пустым.
Образец штампа согласования в должностной инструкции секретаря
ГОСТ также определяет содержание обязательного «сигнала утверждения». Как правило, если документ утверждается единственным сотрудником, имеющим на это право, то требуемый сигнал состоит из четырех строк. Первая строка содержит утверждаемые слова без кавычек. Строка 2 — наименование должности лица, уполномоченного документом. Строка 3 — собственноручная подпись с расшифровкой. Согласно правилам ГОСТа, перед обязательной фамилией «Утверждаю документ» должны быть указаны инициалы сотрудника. В строке 4 указывается дата утверждения. Необходимые элементы могут быть расположены по центру относительно большей строки или левого поля.
Стандартизация штампов официального утверждения в зависимости от метода утверждения
Если документ утверждается в соответствии с требованиями законодательства и с учетом мнения профсоюза или другого представительного органа работников, штамп утверждения может иметь следующие формы
Штамп об утверждении программы мероприятий по охране труда и технике безопасности на рабочем месте
Если один документ утверждается на основании другого документа, например, приказа, то на первой строке штампа должны быть указаны утвержденные слова без кавычек, на второй строке — ссылка на утвержденный документ, на третьей — реквизиты: номер и дата. Утвержденное слово должно совпадать с названием принятого документа. Так, если утверждено положение, пишется слово «утверждено». Если программа «утверждена», то это означает, что все мероприятия «утверждены».
Сигнал утверждения катания.
Сигнал об утверждении — важный элемент, придающий документу юридическую силу. Поэтому важно, чтобы документ был правильно отформатирован и адаптирован. Согласно ГОСТу, обязательные поля расположены в правом верхнем углу обложки. Содержание требований также скорректировано ГОСТом-2016. Ознакомьтесь с требованиями перед заполнением реквизитов.
В «Кадровых системах» есть образцы самых популярных писем, в том числе советы по редактированию специалистам по делопроизводству.