Делопроизводство требует определять, подписывать и заверять печатью многостраничные документы, чтобы подтвердить их подлинность. Такие требования существуют при передаче документов в дела, проверке банковских копий и копий финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и при проведении налоговых проверок.
Оформление и подписание многостраничных документов подлежит обязательному сшиванию и нумерации. Сшивать документы можно как вручную с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных машин.
Как правильно прошить документ нитками
Специальных правил о том, как правильно сшивать документ, не существует. Существуют лишь рекомендации по сшиванию документов, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 и согласованные с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Чтобы сшить документ или многолистовой документ, вам понадобятся шпажка, иголка, нитки, канцелярский клей и чистая бумага.
Документ можно прошить через три отверстия — подготовьте три отверстия с помощью одной шпажки. Расстояние между ними составляет примерно 3-5 см.
В этом случае начинайте прошивать документ с задней стороны через центральное отверстие, оставляя отрезок нитки (не менее 7 см).
Спереди проведите иглу через верхнее отверстие, а нить — в нижнее отверстие сзади.
Спереди обрежьте нить через отверстие посередине, оставив не менее 7 см.
Прикрепите оставшуюся нить через отверстие посередине к оставшейся нити через отверстие вверху.
Наденьте на узел небольшой прямоугольный лист.
Если вместо шпажек используются перфорации, то для шитья остается два прокола. В этом случае нужно начать шить документ и оставить 7 нитей по 1 см, не выкладывая нить на конце и не вытягивая иглу. Тогда конец нити будет свисать вниз из отверстия, и начинайте шить.
Закончите шитье на втором отверстии, а не на том, с которого начали. Нить также нужно обрезать, оставив сантиметровый край 7. Завяжите концы нити, слегка стяните ее и приклейте небольшой прямоугольник из белой бумаги.
Видео: узнайте, как сшить и заверить документ с помощью ниток
Чтобы сделать швы более надежными, можно сделать четыре отверстия. В этом случае начинайте шить со второго отверстия сверху, затем до верхнего отверстия, затем снова до второго отверстия сверху. Затем третье отверстие, затем четвертое отверстие с изнанки. Вставьте иглу в третье отверстие с лицевой стороны, чтобы завершить шитье.
Для сшивания рекомендуется использовать капроновую нить или специальный шпагат. Можно сшить документ и обычной ниткой, но в этом случае рекомендуется сложить нитку в несколько раз. Для сшивания документов можно использовать тонкую ленту Lovsan.
Важно знать, что стежки должны быть строго вертикальными и симметричными. Отверстия следует располагать на левом поле документа, на расстоянии 1,5-2 см от края листа. Если сшиваемый документ очень важен, количество проколов в нем должно быть пять. Начинайте сшивать с обратной стороны документа.
Видео: в некоторых случаях сшиваются углы документа
Видео: как сшить документ с помощью машины
Как заверить сшитый документ
Сшитые документы должны быть заверены подписью и печатью (если у индивидуального предпринимателя есть подпись и печать). Она может быть написана от руки на небольшом прямоугольном листе бумаги или предварительно напечатана на компьютере.
‘Прошито, пронумеровано, подписано и скреплено печатью’.
___ (_____________) Лист ___» скреплен печатью.
Листы должны быть пронумерованы. Количество листов должно быть написано цифрами и прописью. Подписи на заверенном документе и оригинале документа могут быть выполнены только лицом, уполномоченным действовать на основании доверенности, или самим предпринимателем.
Часть подписи должна стоять на самом документе, а часть — на наклеенном листе бумаги. Те же требования предъявляются к печатям. Часть печати должна находиться на документе, а часть — на наклейке. Дата или подпись на сертификате обязательны.
При заверении документов, как правило, заверяет документ лицо, ответственное за подписание оригинала документа. Если лицо, заверяющее документ, действует на основании доверенности, то рядом с должностью и именем подписанта должны быть написаны номер и дата доверенности.
IE Подготовка документов для регистрации
Для регистрации в качестве индивидуального предпринимателя в налоговую инспекцию необходимо представить следующие документы
При подаче документов в налоговые органы для регистрации индивидуального предпринимательства заявления об индивидуальном предпринимательстве должны быть заполнены и сложены в стопку 001, 002 и Лист А. Лист Б подшивать не нужно. На этом листе ставится фамилия и подпись сотрудника налоговой службы, который подтверждает, что документы на регистрацию приняты.
Документы могут быть сложены любым из вышеперечисленных способов. Имя и фамилия заявителя с подписью заявителя в качестве разрешения. Если регистрационный документ подается не самим заявителем, а третьим лицом, необходимо заверить третью страницу запроса.
Поскольку не существует специальных инструкций и правил по подготовке и стандартизации документов, каждая организация, финансовая компания, банк или другая организация может иметь свои требования, утвержденные внутренними приказами и положениями, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.
Умение правильно оформить документацию — это начало долгой и выгодной сделки.