На 90% от неё зависит, откроет ли получатель ваше письмо или отправит его в корзину. Поэтому важно быть одновременно привлекательным, информативным и кратким. Для этого предлагаем два основных подхода:
— Создайте ощущение важности и срочности: «Не пропустите главное событие лета/единственное выступление эксперта!»
— Максимально персонализируйте тему: «Привет, [Имя], приглашаем на [название мероприятия] в [город]!»
Эти два подхода можно протестировать через A/B-тестирование (что предлагают современные сервисы рассылок), чтобы понять, какой работает лучше на вашу аудиторию, и далее использовать его. Или объединить оба варианта в одном мощном заголовке.
Имя отправителя
Оно вносит оставшиеся 10% вклада в открываемость письма. Письмо должно быть отправлено от имени известного бренда. Это может быть ваше имя и фамилия (если вы известный эксперт в нише), название вашего мероприятия (если оно проводится не в первый раз и уже популярно у аудитории) или имя вашего проекта/компании.
Если ваша аудитория не знакома с вами, с мероприятием или с брендом, то сначала стоит поработать над их продвижением. Даже самое заманчивое предложение из неизвестного источника вряд ли будет принято.
Заголовок и тело письма
В заголовке не повторяйте тему письма. Используйте его, чтобы поприветствовать читателя, создать нужное настроение и подготовить почву для призыва к действию. Например: «Привет, [Имя], хочешь встретить рассвет самой короткой ночи года на крыше с отличным видом, под музыку лучших DJ и в хорошей компании?» Далее в тексте продолжайте: «Тогда приходи…»
Тело письма должно быть максимально кратким и ярким. Все важные детали (что? где? когда?) укажите в начале, чтобы читатель не искал их долго. Далее можно осветить самые важные аспекты мероприятия. Но не увлекайтесь — для подробностей у вас есть сайт/лендинг или группа/встреча в соцсети.
Призыв к действию
Без него никак. Призыв к действию не нужно стесняться. Сделайте его кратким и ярким, даже в буквальном смысле. Создайте яркую кнопку с текстом, например «Купить билет» или «Я иду!» и разместите её в начале и в конце письма, чтобы читатель её точно заметил.
Не стоит увлекаться сложным оформлением письма — картинками, разными шрифтами, разделителями, эмодзи и т.д. Форма должна подчёркивать содержание, а не отвлекать от него.
Помните, что это максимально простая и общая схема. Взяв её за основу, можно проявить креативность. И, конечно, оценивайте успешность ваших креативов с помощью аналитики, чтобы понять, в каком направлении двигаться дальше. Удачи!
Письмо-приглашение: образцы текстов и документов в Word
Письмо-приглашение является официальным деловым документом. Оно адресуется потенциальным и действующим партнёрам, предлагая посетить деловое или светское мероприятие. Иногда письма-приглашения отправляются для сотрудничества или на собеседование. В статье приведены примеры текстов деловой переписки.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группу во Вконтакте. Присоединяйтесь!
- когда отправляются письма-приглашения;
- как составить письмо-приглашение;
- как выглядят примеры приглашений;
- кому можно адресовать приглашение.
Пример стандартного письма-приглашения
Иногда проще написать письмо-приглашение, используя готовый шаблон. Ниже вы можете скачать образец официального документа, где партнёр приглашает на выставку и указывает, на каком стенде будет представлена информация о компании.
Этот образец составлен в соответствии со всеми правилами написания писем-приглашений, включая оформление исходящих данных о компании.
Образец письма-приглашения Файл в формате .doc
Письмо-приглашение на выставку составляется, отвечая на следующие вопросы:
- Где и когда будет проходить выставка, как она называется;
- Что будет представлено на выставке (оборудование, программы, новинки отрасли);
- Приглашение посетить конкретный стенд компании;
- Интересная информация о стенде компании;
- Где можно получить дополнительную информацию о выставке;
- Контактные данные.
Хранить примеры приглашений удобно в специализированной программе с CRM для контроля взаимодействий с бизнес-партнёрами и клиентами. Узнайте, как работает CRM в Бизнес.Ру бесплатно прямо сейчас>>>
Письмо-приглашение на торжественное мероприятие: пример
Приглашение на торжественное мероприятие может быть менее формальным. В нём указываются приглашённые лица, дата события и место проведения. Далее уточняются условия приглашения, например, специальный дресс-код или план мероприятия, чтобы гость мог решить, можно ли опоздать. Если от гостя требуется произнести речь, его следует предупредить заранее, например, в письме-приглашении или при подтверждении по телефону.
Письмо-приглашение на торжественное мероприятие Файл в формате .doc
Письмо-приглашение на совещание
Официальные письма для приглашения сотрудников на внеплановые совещания часто не требуются, так как их можно отправить через рабочие чаты. Однако в крупных компаниях, если требуется участие сотрудников из других отделов, без электронной рассылки не обойтись.
Пример текста письма-приглашения на совещание:
Уважаемый Кирилл Иванович! 22 марта 2021 года в 11:00 в Главном конференц-зале (каб. 201, второй этаж) состоится совещание по акционерным выплатам за 2020 год. В письме прикреплена повестка дня и файл с дополнительной информацией. Просьба ознакомиться до заседания.
С уважением, коммерческий директор Поляков И.С.
Приглашение к сотрудничеству: пример документа
Документ деловой переписки с приглашением к сотрудничеству требует особого внимания и обычно создаётся отделом маркетинга. В нём указывается не только предложение стать партнёром, но и дополнительные преимущества от сотрудничества, информация о компании, её деятельности и причины отправки приглашения.
Приглашение к сотрудничеству Образец письма-приглашения поможет составить собственный документ
Приглашение на собеседование
Для крупных компаний важно, чтобы соискатель получил хорошее впечатление. Поэтому приглашение на собеседование может быть отправлено в соответствии с правилами деловой переписки.
- факт положительного рассмотрения резюме;
- информация о времени и дате собеседования;
- дополнительная информация о местонахождении офиса, если его сложно найти;
- контактный телефон для изменения времени собеседования при необходимости.
Приглашение на конференцию
Такое деловое письмо отправляется, если на конференции ожидаются гости из других городов. Приглашение позволяет участникам оформить командировку и получить командировочные листы.
В приглашении на конференцию необходимо указать имя, фамилию, отчество одного из гостей или выступающего, его регалии, даты проведения мероприятия, точное место проведения. Также стоит отметить, оплачивает ли принимающая сторона проживание.
Для управления контрагентами используйте программу учета договоров Бизнес.Ру, которая поможет вести реестр всех договоров. С ее помощью можно создавать договоры из готовых шаблонов с автозаполнением данных, устанавливать ограничения по дебиторской задолженности контрагента и добавлять контрагентов из базы или вручную в два клика. Более подробный список функций для вашего бизнеса доступен здесь.
Кому может быть адресовано письмо-приглашение
Официальное письмо-приглашение на встречу или совещание следует направлять непосредственно заинтересованным лицам. Обычно его адресуют одному или двум лицам, либо всей семье приглашенного.
Реже приглашение оформляется на всю компанию. В этом случае указывается, что сотрудники компании ожидаются на мероприятии. Например, «Уважаемый Иван Иванович! Вы и ваши сотрудники приглашаетесь на выставку.»
Такие письма носят официальный характер и ближе по стилю к письму-извещению.
Полезные документы для скачивания
Письмо-приглашение: образцы и примеры для различных случаев
В этой статье рассмотрим, как составить официальное приглашение на встречу, переговоры или совещание. Поделимся образцами писем-приглашений.
- Как составить официальное письмо-приглашение
- Письмо-приглашение на встречу: образец и важные нюансы
- Письмо-приглашение на переговоры: примеры
Официальное письмо-приглашение на мероприятие
Компания, которая планирует провести мероприятие, при подготовке учитывает необходимость рассылки официальных писем-приглашений. Особенно это касается мероприятий с заранее составленным списком гостей. В таких случаях недостаточно просто обзвонить их и сообщить о событии. Важно, чтобы приглашенный осознавал масштаб встречи и свою значимость, а также имел четкое представление о месте и времени встречи. Поэтому секретарю потребуется составить письмо-приглашение на мероприятие.
Письмо-приглашение на мероприятие: образец
Для начала, нужно разобраться в классификации такой корреспонденции и в нюансах ее оформления. Официальное деловое письмо-приглашение относится к письмам-уведомлениям. Принадлежность к этой категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, сообщить, где и когда оно будет проводиться. Основные особенности письма-приглашения на мероприятие:
- именное, отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному;
- содержит информацию, касающуюся каждого гостя отдельно;
- выглядит презентабельно, бумага лучшего качества, декор;
Когда речь идет о корпоративной рассылке уведомлений в электронном виде, строгие правила оформления смягчаются — соблюдение ГОСТ не обязательно, однако содержание должно оставаться лаконичным, с обязательным указанием темы, места и времени проведения внутренней встречи или совещания.
Образец электронного письма-приглашения на внутреннее совещание
Примеры писем-приглашений на мероприятия
Письмо-приглашение с просьбой подтвердить участие Образец от эксперта
Письмо-приглашение на внутреннее совещание Полезно в работе
Как написать и оформить письмо-приглашение иностранцу на английском языке
Поскольку английский является языком международного общения, чаще всего деловое письмо-приглашение пишут на английском. В этом случае, даже если адресат тоже не носитель английского языка, не рекомендуется использовать автоматический переводчик. Лучше обратиться к услугам профессионального переводчика. При составлении письма-приглашения для иностранцев следует учитывать национальные особенности.
Отправляя письмо от организации иностранным партнерам, сотрудникам или клиентам, важно учитывать, что они могут не знать ваш город. Поэтому стоит приложить к письму схему проезда к месту проведения мероприятия или к вашей организации. Также следует позаботиться о размещении иностранца в гостинице на время его пребывания. Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и другие услуги, это необходимо упомянуть в сопроводительных документах к приглашению.
Образец письма-приглашения на английском
Приглашение для иностранцев на мероприятие рекомендуется отправлять гораздо раньше, чем для остальных участников. Планируя мероприятия с участием иностранных граждан, учитывайте время, необходимое для оформления документов и планирования перелета.
Подборки образцов от Системы Кадры, которые будут полезны в любой компании:
- Образцы положений на все случаи жизни
От обязательных, таких как Положение о работе с персональными данными и Положение об оплате труда, до необязательных, но полезных, например, Положение о дистанционной работе, об архиве, о коммерческой тайне и других. - Большая подборка образцов журналов учета
От тех, которые необходимы в каждой компании, например, журнал регистрации несчастных случаев, до узкоспециализированных, таких как журнал учета корреспонденции, выдачи доверенностей и копий трудовых книжек. - Образцы инструкций по охране труда
Готовые образцы типовых инструкций по охране труда для специалистов различных должностей, работающих в разных условиях. Все инструкции составлены с учетом приказа Минтруда от 29.10.2021 № 772н. - Образцы должностных инструкций для специалистов различных должностей
Собраны образцы более 20 000 готовых инструкций для типовых и уникальных должностей, как с учетом профстандартов, так и без них. - Образцы заявлений на все случаи жизни
Шаблоны и образцы заявлений, полезные как для работников, так и для кадровиков. Включают заявления о приеме, отпуске, увольнении, а также менее распространенные, такие как заявления о переводе, материальной помощи, выдаче справок.
В Системе Кадры вы найдете образцы самых популярных писем с рекомендациями по составлению от экспертов по делопроизводству:
Официальное приглашение на открытие ресторана / кафе
Чтобы пригласить гостей и друзей на открытие нового заведения, можно отправить им следующий текст по электронной почте или в виде сопроводительной открытки к корпоративному подарку.
С большим удовольствием приглашаем Вас на открытие нашего нового ресторана японской кухни. Мероприятие пройдет по адресу: ул. Покровская, дом 5, 10 апреля 2023 года.
Открытие ресторана — это значимое событие для нашей команды, к которому мы готовились три месяца. С радостью и гордостью предлагаем Вам насладиться атмосферой нашего заведения и вкусом наших блюд.
Вас ждет японская кухня, приготовленная по авторским рецептам. Также мы будем рады предложить Вам широкий выбор напитков, чтобы сделать Ваш вечер еще приятнее.
Мы уверены, что открытие нашего ресторана будет интересным и запоминающимся событием, и надеемся, что Вы сможете присоединиться к нам на этом празднике.
Просим подтвердить Ваше присутствие на мероприятии по указанному ниже телефону или электронной почте.
С уважением, (Ваше имя), директор ресторана.
Открытие стоматологической клиники
Открытие медицинского учреждения — важное и торжественное событие для его владельцев, поэтому необходимо с ответственностью и серьезностью подойти к организационным вопросам. Приглашения пишем в деловом стиле и рассылаем по электронной почте. Текст приглашения на открытие клиники может быть следующим:
С радостью приглашаем Вас на открытие новой стоматологической клиники «Улыбка»! Открытие состоится (дата) по адресу (адрес клиники).
Клиника «Улыбка» — это современный медицинский центр, оснащенный всем необходимым оборудованием для предоставления пациентам лучших услуг. Наши врачи имеют многолетний опыт работы в области стоматологии и готовы предложить свои услуги по профилактике, лечению и коррекции стоматологических проблем.
На открытии клиники «Улыбка» Вы сможете познакомиться с нашими специалистами, получить информацию о нашей клинике и услугах, а также воспользоваться скидкой в 15% на первое посещение специалиста.
Будем рады, если Вы присоединитесь к нашему празднику. Наши двери будут открыты на протяжении всего дня с 9:00 до 18:00.
С уважением, (Ваше имя), представитель клиники «Улыбка».
Концерт в филармонии
С радостью приглашаем Вас на юбилейный концерт, посвященный 50-летию городской филармонии! Концерт состоится 30 июня в (время) в главном зале филармонии по адресу (адрес).
На концерте Вас ждут выступления талантливых музыкантов, исполняющих произведения различных жанров — от классики до современной поп-музыки.
Билеты на концерт можно приобрести в кассе филармонии или заказать заранее по телефону (номер телефона). При предъявлении данного письма Вы получите скидку в 20%. Воспользуйтесь этой возможностью.
Будем рады видеть Вас на юбилейном концерте в городской филармонии. Пожалуйста, приходите заранее, чтобы успеть занять свое место.
С уважением, представитель городской филармонии (ФИО, подпись, дата).