Для того чтобы решить судебные обязательства, необходимо найти определенные материалы уголовного дела. Для этого очень важно создать соответствующие условия для сохранения материалов уголовного дела. Необходимо специально отведенное помещение, в котором сотрудники смогут изучать материалы и принимать по ним объективные решения. Работа по хранению материалов уголовных дел ведется с помощью файлов. Срок хранения уголовных дел в каждом конкретном случае различен. Срок хранения уголовного дела определяется экспертной комиссией. Ее члены оценивают степень значимости по определенным параметрам и принимают решение о дальнейшем хранении или уничтожении.
Процесс истребования документов из дела.
Лица, участвующие или заинтересованные в конкретном уголовном деле, могут ознакомиться с архивным делом, подав соответствующее заявление. Для получения разрешения на истребование документов из архива необходимо представить Председателю Суда краткое описание цели истребования документов. Для передачи информации из файла действуют следующие условия.
Для получения разрешения на передачу дела из архива следователю или прокурору не нужно составлять заявление и следовать вышеуказанным правилам. Достаточно предъявить архивную справку, подтверждающую разрешение.
Характеристика уголовных дел
Организация архивного пространства играет важную роль в сохранении уголовных дел. Важные уголовные дела передаются в архив только в том случае, если они соответствуют правилам, принятым на законодательном уровне.
Если в здании нет прилегающих к нему табачной фабрики, типографии, медицинских и коммуникационных квартир, следует предусмотреть еще одно полностью изолированное помещение в зале суда. Окна должны быть оборудованы поручнями и аварийными, а главный вход должен иметь металлическую дверь. Помещение архива должно освещаться только электричеством, но в этом же помещении должна быть комната с естественным освещением для организации работы исследователя с материалами. Важнейшей составляющей организации архива является установка пожарной сигнализации и оперативных рабочих средств. Среди требований к содержанию архивных документов также отметим.
Размещение материалов организуется с помощью специальных полок для размещения архива. Полки располагаются на некотором расстоянии от стен, и любое соприкосновение материалов с поверхностями стен может негативно сказаться на сохранности документов. Каждая полка и шкаф пронумерованы с помощью специального указателя. Он включает в себя информацию о регистрационном номере дела и дате вынесения судебного решения. Такая организация значительно облегчает поиск нужного дела в случае необходимости.
Соблюдение всех вышеперечисленных правил обеспечивает хранение материалов уголовного дела в течение срока, необходимого для их использования, без изменения и преобразования содержания. Работник архива несет ответственность за утрату или изменение архивных материалов, по которым не истек срок давности. В его обязанности входит контроль за сохранностью важных документов.
Срок уголовно-правовой охраны в Архиве юстиции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Отсутствие информации об организации своей работы, о том, как определять сроки хранения уголовных дел и гражданских производств, приводит лишь к ненужной трате времени. Для решения производственных задач регулярно приходится создавать условия для хранения гражданских уголовных дел. Для изучения дел и принятия по ним решений сотрудникам необходимо место, поэтому ниже приведены наиболее важные шаги, которые можно предпринять для обеспечения информированности персонала организации
Требования к помещению архива
Особое внимание уделяется хранению уголовных и гражданских дел и других документов, подлежащих сдаче в архив.
Перечень основных требований к помещениям и организации охраны включает.
Непосредственное размещение материалов организовано с помощью передвижных полок установленных размеров. Они располагаются на некотором расстоянии от стен (не допускается соприкосновение материалов картотеки с поверхностями стен).
Задача архимандрита по поиску нужного материала облегчается наличием специальных полок для хранения архивных материалов. Все шкафы и полки пронумерованы с помощью специального указателя, содержащего информацию о регистрации и дате, связанной с архивным материалом.
Основные требования к содержанию архивных документов следующие.
Соблюдение вышеуказанных правил обеспечивает надлежащую сохранность материалов уголовных и административных дел в течение требуемого срока использования. Применяемая структура сортировки гарантирует быстрый поиск нужной информации.
Спрос на архивные материалы
Лица, принадлежащие к сторонам (потерпевшие, законные представители с надлежащим образом оформленным разрешением), могут по письменному заявлению знакомиться с материалами уголовного дела, находящегося на хранении.
Основанием для действий архива является постановление председателя суда (заместителя) и документ, удостоверяющий личность заявителя.
Процедура информирования представлена следующими условиями.
Судебный конверт может быть предоставлен по делу, независимо от степени знакомства, лицам, имеющим непосредственное отношение к осмотру (прокурорам, следователям и адвокатам в случае судебного разбирательства), в суде и при обязательном предъявлении удостоверения личности и полномочий.
Вышеуказанная информация об организации работы с материалами дела, сроках хранения документа, его содержании и, при необходимости, необходимом постановлении суда или документе может быть найдена по уголовному делу без значительных временных затрат.