Профессиональные письма относятся к особо важной категории документов. Информационные письма являются наиболее распространенными в практике делопроизводства. Они составляются по установленному образцу, указанному в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.
Обмен письмами может осуществляться между разными компаниями, между структурными подразделениями организации, сотрудниками или уполномоченными лицами. В данной статье рассмотрены особенности написания заявления о предоставлении информации и оформления ответа, а также приведены образцы для бесплатного скачивания.
В таких случаях создается письмо-расследование.
Профессиональные письма условно делятся на две категории. Те, которые требуют и те, которые не требуют ответа. Первые содержат всю информацию, сопровождаются и включают гарантию. Ко второй относятся предложения (в том числе заявки), запросы, тендеры и отчеты. Обычно, чтобы соблюсти деловую этику, следует отвечать и на неделовые письма, например, приглашения и поздравления.
Запросы на информацию отправляются для получения важной информации о второй части организации.
Запросы составляются таким образом, чтобы запросы и ответы имели юридическую силу. Получатель обязан предоставить запрашиваемую информацию в полном объеме и в оговоренные сроки, оформив ее соответствующим образом.
Запросы можно направлять в следующие организации.
Письма-расследования могут быть составлены в виде запроса или приказа, но не могут требовать получения конфиденциальной личной информации и персональных данных. Разглашение государственной, коммерческой или служебной тайны преследуется по закону.
В большинстве случаев для получения такой информации делается запрос.
В редких случаях запрос используется для того, чтобы запросить печатный вариант договора (оригинал или заверенную копию), или для того, чтобы попросить выслать образец товара.
Как писать для предоставления информации
Письма-запросы создаются в соответствии с ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.
Смысловая структура письма должна отражать основные положения.
Традиционно письма состоят из шести разделов.
Для заявлений в государственные органы адрес и подтверждение могут быть опущены.
Образец.
Пример анкеты, оформленной в соответствии с ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, направляемой контрагенту .
ООО «Пчелка» Генеральный директор.
Цветочная ул. 60 Пробиркин П. Л.
Спасибо за Ваше предложение от 7 апреля по аналитикам для оценки качества меда. Я заинтересован в приобретении партии этой продукции и хотел бы получить дополнительную информацию о технических характеристиках анализаторов, особенно при работе в необычных условиях повышенной относительной влажности. Пожалуйста, пришлите эти материалы по адресу.
Мы надеемся на дальнейшее сотрудничество и будем рады предоставить вам любую дополнительную информацию, которая может вам понадобиться. С наилучшими пожеланиями!
А. А. Медведкина А. А. МедведкинаПчелка Лтд.
Многие интернет-ресурсы (в том числе официальный сайт Роскомнадзора) позволяют скачать бланки. Бланки также могут быть стандартизированы локальными актами предприятий.
Как записать ответы?
Согласно федеральному закону № 59 от 2 мая 2006 года, ответ на письмо должен быть составлен в течение 30 дней с момента его получения (срок передачи не учитывается). Для передачи определенной информации компания должна получить согласие сотрудника или должностного лица.
Ответ должен быть отредактирован по тем же правилам (содержать ту же информацию), что и оригинал письма, в соответствии с ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Важно фиксировать единственный номер письма в сведениях о входящей и исходящей корреспонденции, чтобы предоставить эту информацию в виде отчета по запросу государственной инспекции или общественной экспертизы. Ответу также должен быть присвоен регистрационный номер.
Отправку ответов на пенсию следует поручить ответственному исполнителю, начальнику, бухгалтеру, менеджеру по персоналу, специалисту в той области, которая проверяется в письме (археолог, дизайнер, специалист по маркетингу и т. д.).
В небольших организациях письма могут составлять непосредственно сами руководители. Однако в любом случае именно он должен заверить (подписью и печатью) исследование и ответное письмо.
Пример ответного письма на запрос
Пример письма-ответа на вышеуказанный вопрос ООО «Экохим» выглядит следующим образом
Ответы, подготовленные государственными органами, обычно более подробные и могут содержать ссылки на нормативные документы, федеральные законы и постановления.
Письмо с ответом может содержать отказ. В этом случае используется следующая формулировка. «Учреждение не может предоставить информацию по вашему вопросу» или „Банк не имеет права предоставлять запрашиваемую информацию, так как она является конфиденциальной для банка“.
Встречи.
Для оформления запроса или требования о передаче деидентифицированной информации составляется письмо-запрос о предоставлении информации.
Запрос направляется контрагентам, сторонним юридическим лицам и государственным органам.
Текст запроса составляется с учетом РОСТ Р 7. 0. 97-2016.
В соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ ответ на запрос должен быть подготовлен в течение 30 календарных дней.