Заявление об изменении паспортных данных работника

Для написания заявления об изменении паспортных данных начнем с заполнения его верхней части. В правом верхнем углу укажите полное наименование компании-работодателя, а также ФИО и должность её руководителя. Руководителем может быть директор, генеральный директор или другой ответственный за это лицо. О себе работник должен указать ФИО и занимаемую на предприятии должность.

На следующем этапе необходимо обратиться к руководителю, уведомив его об изменении паспортных данных. Сообщите, что ваши паспортные данные теперь отличаются от тех, что были переданы при трудоустройстве. Хотя указание причины изменения не является обязательным, это будет полезно. Ранее мы уже описали возможные причины изменения.

В нижней части документа нужно попросить руководство внести изменения в личную карточку сотрудника в связи с изменением паспортных данных. Когда заявление будет полностью составлено, необходимо заверить его подписью сотрудника-заявителя и поставить дату составления. После этого документ можно считать готовым к передаче на рассмотрение.

Готовое заявление можно передать своему непосредственному начальнику, кадровику или даже директору. В любом случае заявление должно пройти через директора, так как именно он визирует его и передает кадровику для внесения изменений в личную карточку работника.

Трудно точно сказать, сколько времени потребуется на внесение изменений паспортных данных в личную карточку сотрудника. Это будет зависеть от оперативности кадровика и занятости директора. Теоретически, изменения могут быть внесены в течение одного рабочего дня, если директор быстро подпишет заявление, а кадровик внесет соответствующие изменения.

Информация о выдаче и замене паспорта

На данной странице представлен образец бланка документа «Сведения о фактах выдачи и замены паспорта гражданина Российской Федерации», который можно скачать в форматах DOC и PDF.

Чтобы сохранить образец этого документа на свой компьютер, перейдите по ссылке для скачивания.

Информация для работодателя

Между работником и работодателем заключен трудовой договор, который является постоянно действующим соглашением до его расторжения. На протяжении всего срока действия трудового договора стороны должны быть осведомлены об идентификационных данных друг друга. Для юридического лица идентификаторами являются ИНН, ОГРН, юридический адрес и прочие сведения, доступные в государственном реестре. Паспортные данные, в отличие от них, относятся к персональным и защищены законом.

Паспортные данные являются персональными, поэтому охраняются законом. При передаче паспортных данных гражданин подписывает согласие на их обработку. Устройство на работу не является исключением.

Работодателю нужны паспортные данные своих сотрудников по многим причинам, основными из которых являются уплата налогов, пенсионные и страховые отчисления, а также начисление заработной платы. Все эти причины связаны с денежными операциями, так как средства должны переводиться конкретному человеку. Если паспортные данные сотрудников не будут актуализированы, это может привести к путанице.

Заявление об изменении данных

Работник должен как можно быстрее предоставить заявление об изменении паспортных данных на своем рабочем месте. К документу необходимо приложить копию нового удостоверяющего личность документа. На сканах должны быть четко видны:

• Фамилия, имя и отчество;
• Серия и номер паспорта;
• Кем и когда выдан паспорт;
• Код подразделения органа, выдавшего паспорт;
• Место регистрации;
• Сведения о детях и супругах.

Сканирование можно выполнить самостоятельно или попросить об этом сотрудника отдела кадров, к которому и адресовано заявление. Работа с персоналом входит в его прямые обязанности. Также выдача и обработка документов на рабочем месте должна быть бесплатной, как указано в статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации.

Основная информация, содержащаяся в паспорте гражданина РФ

Паспорт гражданина РФ является основным документом, удостоверяющим личность. Закон обязывает всех граждан, достигших 14-летнего возраста, иметь этот документ. В паспорте гражданина РФ обязательно должна содержаться следующая информация:

• Кем выдан документ;
• Дата выдачи и код подразделения;
• Подписи должностного лица и владельца паспорта;
• Гербовая печать;
• Защитная полоса по верхней и левой стороне на фото;
• Полное ФИО, дата и место рождения владельца документа;
• Информация о регистрации владельца.

Эти данные являются обязательными и подтверждают подлинность документа.

Важно. Для осуществления любой деятельности на территории РФ граждане, достигшие 14-летнего возраста, обязаны иметь паспорт.

Последняя, 19-я страница паспорта предназначена для внесения информации о ранее выданных паспортах. Внесение такой информации Федеральная миграционная служба начала с 2010 года.

Замена паспорта гражданина РФ

Основной критерий для получения паспорта гражданина РФ – достижение 14-летнего возраста. Однако паспорт также может быть получен или заменен в следующих случаях:

• Достижение возраста для замены паспорта – 20 и 45 лет;
• Износ документа, при котором информация в паспорте непригодна для использования;
• Порча паспорта;
• Обнаружение ошибок в личных данных;
• Потеря документа или его кража;

Если гражданин не обратился в соответствующие органы для получения паспорта в установленные сроки, ему может быть назначен административный штраф, и его деятельность будет ограничена, так как паспорт является основным удостоверяющим личность документом.

Для замены паспорта необходимо обратиться в Федеральную миграционную службу, которая занимается контролем и учетом миграции и регистрации населения РФ.

Справка о ранее выданных паспортах

Справка о ранее выданных паспортах является официальным документом, содержащим полную информацию обо всех ранее выданных паспортах гражданина. Эти паспорта могли быть заменены по достижению определенного возраста или утрачены.

Этот документ выдается паспортным столом или Федеральной миграционной службой, в зависимости от места получения первого паспорта.

Справка о ранее выданных паспортах оформляется в течение 7 дней с момента запроса.

Важно. Штамп о ранее выданных паспортах ставится на 19-й странице паспорта гражданина РФ и содержит полную информацию о ранее выдаваемых паспортах.

Иногда случаются такие моменты, когда гражданину недостаточно отметки в паспорте о ранее выданных документах, и ему требуется заказать справку о ранее выданных паспортах. Это можно сделать в Многофункциональном центре.

Для получения справки о ранее выданных паспортах необходимо предоставить следующие документы:

• Заявление на получение справки о выданных паспортах. Образец заявления можно найти в многофункциональном центре;
• Действующий паспорт гражданина РФ.

После того как все документы будут предоставлены сотрудникам центра, они выдают номер, по которому можно отслеживать готовность справки на официальном сайте МФЦ.

Пример штампа о ранее выданных паспортах:

СЕРИЯ НОМЕР КОД ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ВЫДАН

Любое государство тщательно контролирует процесс получения и замены документов, удостоверений и других свидетельств. Все выданные паспорта хранятся в базе федеральной миграционной службы, и при необходимости каждый гражданин может получить информацию о ранее выданных документах.

Справка о ранее выданных паспортах содержит следующую информацию:

• Орган, выдавший справку;
• Порядковый номер справки и дата ее выдачи;
• Личные данные гражданина, которому выдан документ;
• Сведения о ранее выданном паспорте;
• Основные причины замены паспорта;

В справке о ранее выданных паспортах указывается полная информация о причине замены действующего паспорта. Эта справка оформляется по запросу владельца паспорта и не предоставляется третьим лицам, за исключением следующих случаев:

• Собственнику жилого помещения, где прописан владелец паспорта;
• Самому гражданину, который менял паспорт;
• Лицу, зарегистрированному с гражданином на одной жилплощади;
• Представителю гражданина РФ при наличии нотариально оформленной доверенности и других необходимых документов (заявление, паспорт представителя);
• Законному представителю (опекуну, попечителю) гражданина, если он является недееспособным и находится под опекой другого лица.

Часто задаваемые вопросы

Какая информация отображается в паспорте гражданина РФ?

Ответ: В паспорте гражданина РФ обязательно должна содержаться следующая информация:

• Орган, выдавший документ;
• Дата выдачи и код подразделения;
• Подпись должностного лица и подпись владельца паспорта;
• Гербовая печать;
• Защитная полоса по верхней и левой стороне фотографии;
• Полное ФИО, дата и место рождения владельца документа;
• Информация о регистрации владельца.

Все перечисленные данные являются обязательными и подтверждают подлинность документа.

Когда необходимо заменить действующий паспорт?

Ответ: Основным критерием для получения паспорта гражданина РФ является достижение 14 лет. Однако паспорт может быть заменен и в следующих случаях:

• Достижение возраста для замены паспорта — 20 и 45 лет;
• Износ документа, когда информация в паспорте не пригодна для использования;
• Порча паспорта РФ;
• Обнаружение ошибок в личных данных гражданина;
• Потеря документа или его кража;

Что представляет собой справка о ранее выданных паспортах?

Ответ: Согласно законодательству РФ, справка о ранее выданных паспортах является официальным документом, содержащим полную информацию обо всех паспортах, выданных данному гражданину. Это может быть связано с заменой паспорта по достижению определенного возраста или при утрате документа.

Какая информация содержится в справке о ранее выданных паспортах?

Ответ: В справке о ранее выданных паспортах содержится следующая информация:

• Орган, выдавший данную справку;
• Номер справки и дата выдачи;
• Личные данные гражданина, которому выдан документ;
• Информация о предыдущем паспорте;
• Причины замены паспорта.

Руководство: уведомление о смене паспорта

Паспорт — главный документ гражданина России. Его нельзя портить или терять, иначе будет штраф. Также в России действует специальное постановление о паспорте — ПП РФ № 828 от 08.07.1997. Согласно этому документу, паспорт подлежит замене в следующих случаях:

• по действительности — если у гражданина еще советский паспорт;
• по возрасту — при достижении 20 и 45 лет;
• при изменении личных данных — фамилии, имени, отчества, пола, внешности;
• при порче — если документ изношен или поврежден;
• при утрате — в случае потери или кражи.

ВАЖНО!

Если у вас есть одно из вышеуказанных оснований, необходимо срочно заменить паспорт. На время оформления нового документа выдается справка о замене паспорта. Нарушение сроков замены (30 дней при изменении фамилии, внешности или пола, 90 дней — при достижении 20 или 45 лет) влечет штраф от 2000 до 3000 рублей, а в Москве и Санкт-Петербурге — от 3000 до 5000 рублей (ч. 1, 2 ст. 19.15 КоАП РФ).

Кому необходимо сообщить о новом паспорте

После получения нового паспорта нужно уведомить все организации, с которыми у вас есть договорные отношения. Куда следует предоставить новые данные после замены паспорта в 45 лет:

• всем работодателям. Трудовой договор содержит паспортные данные, и при их изменении необходимо уведомить организацию;
• банкам и кредитным организациям. Если у вас есть кредит или вклад, договор должен быть обновлен. Проверьте условия договора, чтобы узнать, нужно ли уведомлять ваш банк после замены паспорта. Если такое требование есть, обязательно сообщите новые данные. В любом случае, рекомендуется предоставить копию нового паспорта для обновления информации в договоре;
• страховой компании, выдавшей полис обязательного медицинского страхования. Уведомить страховую компанию нужно в течение месяца после получения нового паспорта. Если этого не сделать, медицинская организация может отказать в услугах из-за несовпадения данных. Узнайте порядок замены полиса в вашей страховой компании;
• Социальному фонду РФ. Необходимо предоставить актуальные данные о застрахованном лице. Сходите в территориальное отделение СФР в течение месяца после замены паспорта и заполните анкету по форме АДВ-1 (утверждена ПП ПФ РФ № 485 от 27.09.2019). Работодатель также может подать информацию о работнике, отправив анкету АДВ-1 и опись документов АДВ-6-1. СНИЛС менять не нужно.

ИНН менять не придется. Налоговая служба получает данные о новом удостоверении личности напрямую от органа, который его выдал (УВМ МВД РФ), через межведомственные каналы связи (ч. 8 ст. 85 НК РФ). Однако при замене общегражданского паспорта в УВМ стоит также обновить заграничный документ. Для выезда за границу данные должны совпадать.

Госавтоинспекция разъясняет, нужно ли менять ПТС при обновлении паспорта в 45 лет. Нет, при плановой замене удостоверения никакие автомобильные документы не изменяются. При обновлении паспорта в 20 и 45 лет, а также при его утере или повреждении меняются только серия и номер, которые не указываются в ПТС. Если изменился адрес регистрации, это просто вносится в ПТС (если есть место). При изменении личной информации (Ф.И.О., внешности, пола) необходимо обновить и документы на автомобиль.

Как обновить паспортные данные на портале госуслуг

Если вы сменили паспортные данные, обновите информацию на портале государственных услуг. Пошаговая инструкция по изменению данных на Госуслугах:

Шаг 2. Найти раздел «Документы и данные». В блоке с паспортными данными нажать на синюю стрелку.

Шаг 3. В разделе паспортных данных нажать на «Редактировать» и вручную исправить информацию. Сохранить обновленные данные.

Что делать, если документы изменил руководитель юрлица или ИП

В законодательстве нет конкретных указаний, какие документы нужно менять, если сменил паспорт руководитель организации или ИП. Однако руководители выполняют те же действия, что и обычные сотрудники: изменяют трудовой договор, сообщают в СФР новые данные застрахованного лица, предъявляют новое удостоверение личности в банке при наличии кредитных обязательств или вкладов. Договор с банком от имени юридического лица менять не нужно: соглашение заключено между организациями. Но уведомить банк о замене документов все же следует, чтобы избежать спорных ситуаций.

Сообщать в налоговую инспекцию о замене паспорта не требуется ни директору юрлица, ни индивидуальному предпринимателю (п. 4 ст. 5 129-ФЗ от 08.08.2001). ИФНС получает информацию непосредственно от миграционного ведомства и самостоятельно обновляет данные в реестрах ЕГРЮЛ и ЕГРИП.

Ситуации, когда нужно менять паспорт, строго регламентированы. Поменять документ без оснований невозможно. Чаще всего за заменой паспорта обращаются по достижении возраста или в случае его утраты. Но для получения нового паспорта не обязательно посещать территориальное отделение УВМ МВД. Заявление можно подать на портале госуслуг. В МФЦ паспорт меняют только по возрасту: там нельзя получить первый паспорт или восстановить утерянный документ.