Пояснения по расхождениям 6-НДФЛ и РСВ в 2025 году

11.05.2023 распечатать ФНС начала рассылать требования о предоставлении пояснений по несоответствиям данных, указанных в 6-НДФЛ и РСВ. Ранее обещанное

Контрольные соотношения по формам РСВ и 6-НДФЛ были отменены. ФНС сообщала, что цифры в 6-НДФЛ и РСВ сверяться не будут (письма ФНС от 30.01.2023 № БС-4-11/1010 и от 15.03.2023 № БС-4-11/2952). Однако после сдачи отчетности за I квартал 2023 года некоторые компании получили требования о предоставлении пояснений по расхождениям или исправлению РСВ. Несоответствия между 6-НДФЛ и РСВ выявляются достаточно легко. Наиболее заметные цифры, которые должны совпадать — это база, с которой удерживается НДФЛ и база для начисления страховых взносов. Между тем, многие компании выплачивают работникам доходы, на которые страховые взносы не начисляются. Например, по договорам аренды имущества, в том числе транспортных средств без экипажа; при выплате материальной помощи; при прощении долга и т.п. Такие выплаты попадают в налоговую базу по НДФЛ, но не учитываются в базе для начисления страховых взносов. Бухгалтерии придется давать пояснения по этим вопросам. Полностью игнорировать требования от ИФНС, ссылаясь на ранее выпущенные письма ФНС, не рекомендуется.

Причины появления расхождений в 6-НДФЛ и РСВ

• выплата зарплаты за вторую половину декабря 2022 года в январе 2023 года, которая попадает в 6-НДФЛ за I квартал 2023 года, а в РСВ за 2022 год;
• оплата по договорам аренды у физлиц имущества, ТС без экипажа и т.д., когда на суммы выплат страховые взносы не начисляются;
• выплата командировочных;
• выплата материальной помощи бывшим работникам компании;
• выдача работникам подарков, оформленных письменным договором дарения;
• выдача денег под отчет работнику на хозяйственные нужды;
• прощение работнику долга;
• списание недостачи;
• выплата компенсации расходов на жилье и переезд;
• выплаты в связи с рождением (усыновлением) первого ребенка и (или) ежемесячная выплата в связи с рождением (усыновлением) второго ребенка;
• Другие.

Как составлять пояснения в налоговую по форме 6-НДФЛ

Установленной формы для пояснений нет. Они пишутся в свободной форме, содержание текста зависит от причины расхождений. Основное — это объяснение причин, из-за которых возникли расхождения со ссылками на НК РФ.

Кроме того, к пояснениям необходимо приложить копии подтверждающих документов, в том числе локальных нормативных актов компании, и расчеты.

Расхождения из-за выплаты зарплаты за вторую половину декабря 2022 года в январе 2023 года

Причина. Расхождения возникли из-за того, что работникам компании зарплата за вторую половину декабря 2022 года была выплачена в январе 2023 года.

Обоснование. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой получения дохода в виде заработной платы считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме.

База для исчисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, являющихся объектом обложения, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период. Согласно статье 423 НК РФ, расчетным периодом признается календарный год, отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года (ст. 423 НК РФ).

В соответствии с нормами статей 223 и 423 НК РФ, зарплата за декабрь 2022 года (указать сумму) отражена в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2023 года и в Расчете по страховым взносам за 2022 год.

Расхождения из-за выплаты вознаграждения по договорам аренды

Причина. В первой половине 2023 года компания выплатила доходы по договорам аренды имущества (укажите реквизиты договоров и суммы по ним).

Обоснование. Доходы по договорам аренды имущества, выплаченные физическим лицам, облагаются НДФЛ согласно п. 1 ст. 210 НК РФ и не подлежат обложению страховыми взносами на основании пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ.

В расчете 6-НДФЛ за I квартал 2023 года эти суммы (укажите) указаны по строке _____.

Приложения. копии договоров аренды.

Расхождения из-за выплат материальной помощи работникам

Причина. В I квартале 2023 года организация выплатила материальную помощь работникам, с которыми трудовые договоры были расторгнуты в связи с выходом на пенсию (укажите сумму).

Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам и бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по возрасту или инвалидности, не подлежат налогообложению, если не превышают 4000 рублей за налоговый период.

С материальной помощи, не превышающей 4000 руб. на одного работника (укажите сумму), НДФЛ не удержан. С материальной помощи, превышающей 4000 руб. на одного работника (укажите сумму), НДФЛ удержан и отражен в 6-НДФЛ за I квартал 2023 года.

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ на материальную помощь, выплаченную бывшим работникам, страховые взносы не начисляются.

Дополнительную информацию можно найти в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера: Пояснения в ИФНС по расхождениям в отчете 6-НДФЛ. Образцы пояснений».

Пояснения к форме 6-НДФЛ

Помимо данных о начислениях НДФЛ и взносах, налоговые органы проверяют уровень заработной платы работников в компании на соответствие МРОТ и среднеотраслевым показателям. Кроме того, могут поступить требования, если уровень зарплат в компании снижается. Зарплата в компании не должна быть:

• ниже МРОТ;
• ниже отраслевых нормативов.

Также нужно объяснять и другие расхождения в 6-НДФЛ:

• расхождения в строках 110 и 140 раздела 2;
• расхождения между суммами удержанного и уплаченного НДФЛ.

В статье использованы фото с сайта freepik.com.

Что делать, если получено требование от ФНС

Если контрольные соотношения в отчетности не совпадают, ИФНС потребует разъяснения. Компании нужно проверить отчет и исправить ошибку, подав корректировку. Если ошибки нет, подайте пояснения в налоговую по расхождениям сумм в 6-НДФЛ и РСВ.

Важно! Игнорировать требования о расхождениях в отчетности опасно. Если не представить пояснения или корректировку, организацию или предпринимателя оштрафуют на 5000 рублей. За повторное нарушение в течение года штраф составит 20 000 рублей (п. 1, 2 ст. 129.1 НК РФ).

Чтобы представить пояснения или корректировку по требованию, у компании есть только пять рабочих дней. Отсрочка не предусмотрена. НК РФ допускает её только для продления срока представления документов (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Доходы в 6-НДФЛ меньше, чем в РСВ

Объясните, что за рассматриваемый период учтен доход,

Разъясните, что выплаченная компенсация признается доходом на дату ее получения, и в этот момент начисляется налог, а страховые взносы удерживаются на дату увольнения. Если даты увольнения и выплаты компенсации выпадают на разные отчетные периоды, доход будет отражен в отчетности за соответствующие периоды. Предоставьте следующие документы с пояснениями:

• Расчетную записку по форме № Т-61 или аналогичной, составленной самостоятельно;
• Унифицированную форму приказа № Т-8 или вашу собственную форму, согласованную с требованиями.

Доходы в 6-НДФЛ превышают РСВ

В пояснительной записке укажите, что доходы от подарков не облагаются страховыми взносами и не учитываются при заполнении строк, связанных с начислением РСВ. Подарки сотрудникам подлежат налогообложению по НДФЛ, если их стоимость превышает 4000 рублей в год.

Для подтверждения передачи подарков сотрудникам предоставьте копии соответствующих договоров дарения.

Также укажите в пояснительной записке, что доходы от дивидендов не включаются в базу для начисления РСВ. Сумма налога на доходы физических лиц (6-НДФЛ) будет меньше суммы налога на дивиденды.

Для подтверждения этого расхождения приложите копии следующих документов: бухгалтерской справки, решения единственного участника (учредителя) и протокола общего собрания акционеров или участников о выплате дивидендов.

Несоответствия между 6-НДФЛ и РСВ: примеры пояснений

Работаю в бухгалтерской сфере с 1994 года: бухгалтер в крупном финансовом посредническом АО, главный бухгалтер в оптовой торговле. Рекомендую использовать аутсорсинг бухгалтерии и кадров от Главбух Ассистент.

Объясняем, почему возникают расхождения в формах по выплате доходов физлицам и как разъяснять эти ситуации налоговикам.

Содержание статьи

• Расчет по взносам и 6-НДФЛ
• Различия между РСВ и 6-НДФЛ
• Как составить письмо о расхождениях 6-НДФЛ и РСВ в 2025 году

Расчет по взносам и 6-НДФЛ

Сведения о выплатах физлицам зарплаты и других доходов указываются в разной отчетности, при этом при сверке между формами некоторые позиции по удержанию сборов могут не совпадать. Это вызывает вопросы у бухгалтеров: должны ли формы 6-НДФЛ совпадать с РСВ?

Для налога на доходы датой получения заработной платы считается день выплаты, а для РСВ – последний день месяца, за который она начисляется. Если зарплата выплачена после окончания отчетного периода, возникает расхождение в формах. Кроме того, налоговая база 6-НДФЛ и РСВ рассчитывается по-разному. Так, различия в формах неизбежны, когда:

• выплаченные суммы не облагаются НДФЛ, но по ним начисляются страховые взносы;
• на суммы, облагаемые НДФЛ, не начисляются страховые взносы.

Таким образом, если компания выплачивала физлицам суммы, по которым база для начисления сборов отличается, возникнет разница между РСВ и 6-НДФЛ, и причины расхождения связаны с тем, что отдельные виды доходов облагаются только одним из сборов.

В 2025 году сверка между расчетом по страховым взносам и 6-НДФЛ производится с учетом нововведений. С отчетов за 1 квартал 2025 года действует новая форма 6-НДФЛ и налоговики используют другие контрольные показатели для этой формы.

Ранее утвержденные проверочные расчеты между формами отменены с 2023 года. Из-за различий в подходах к определению сроков получения дохода для налогообложения такое сопоставление утратило смысл. Тем не менее, предпринимателю следует быть готовым к запросам пояснений при несовпадении данных в отчетах.

Не можете или затрудняетесь самостоятельно разобраться в сложных бухгалтерских вопросах? Для предпринимателей существует идеальный вариант – передать всю бухгалтерию и отчетность на аутсорсинг в сервис Главбух Ассистент. Оцените, насколько сейчас это выгоднее, чем содержать штат бухгалтеров, кадровиков и юристов.

Различия между РСВ и 6-НДФЛ

Разберем типичные случаи несовпадений и как грамотно составить пояснения по ним.

Сумма выплат по 6-НДФЛ меньше, чем по РСВ

1) Доходы, не облагаемые НДФЛ, но облагаемые страховыми взносами:

• сотруднику предоставлены дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом;
• сотруднику оплачена путевка в оздоровительное или санаторно-курортное учреждение.

В отчетном периоде был выплачен доход, включаемый в базу начисления страховых взносов, но не облагаемый НДФЛ. К пояснениям прилагаются копии подтверждающих документов:

• справка МСЭ ребенка-инвалида;
• санаторная путевка.

Часто компания принимает на работу одинокого родителя. Главбух Ассистент объясняет, как решить 3 кадровые проблемы, если у вас работает такой сотрудник: «Одинокий родитель в штате: как предоставить льготы, подтвердить статус или уволить».

2) Применение стандартных налоговых вычетов по НДФЛ

Суммы в РСВ и 6-НДФЛ не совпадают, так как в отчетном периоде были применены стандартные налоговые вычеты. Внутренний контроль 6-НДФЛ по доходам и вычетам выполнен. К пояснению прилагаются копии документов:

• заявление налогоплательщика на вычет;
• документы на ребенка;
• прочие документы (например, отказ второго родителя от получения вычета на детей).

Скачать образец Информация о файле

Доходы, указанные в 6-НДФЛ и РСВ, определяются по-разному. Для расчета НДФЛ компенсация считается доходом на день фактической выдачи (выплаты), для РСВ – на день увольнения. РСВ и 6-НДФЛ должны совпадать, если дни выплаты и увольнения попадают в один период; если нет, то возникнут несовпадения.

Если увольнение сотрудника и выплата компенсации произошли в разные отчетные периоды, указываем конкретные даты событий. К пояснению прилагаются копии документов:

• расчет по форме Т-61;
• приказ по форме Т-8.

Главбух Ассистент подготовил информацию о правилах, которых должны придерживаться налоговики при запросе документов в ходе камеральной проверки. Запросы с нарушениями вы вправе не исполнять. Мы расскажем, как действовать компании: «Как ответить налоговой на запрос документов и не отдать лишнее».

Доходы по 6-НДФЛ больше, чем по РСВ

Доходы по договору дарения по НК не включаются в базу по страховым взносам, а по НДФЛ подарки стоимостью до 4000 рублей за календарный год не облагаются налогом, суммы сверх этого предела облагаются налогом.

В отчетном (налоговом) периоде расхождения между 6-НДФЛ и РСВ связаны с тем, что организация подарила сотруднику подарки, часть стоимости которых (до 4000 рублей) не облагается налогом на доходы, а с остальной суммы удержан НДФЛ. Страховые взносы на этот доход не начислены согласно требованиям НК. К пояснению прилагаются копии документов:

• бухгалтерские документы по приобретенным подаркам;
• договоры дарения.

В отчетном периоде были выплачены дивиденды, эти суммы не включаются в базу РСВ, но облагаются налогом на доходы. Поэтому суммы в РСВ и 6-НДФЛ не совпадают. К пояснению прилагаются копии документов:

• протокол собрания (решение) ООО о выплате дивидендов;
• бухгалтерские документы по операции.

По такому объекту налогообложения базы РСВ и 6-НДФЛ различаются. Страховые взносы не начисляются, и доход не включается в форму по страховым взносам, при этом доходы у арендодателя-физлица облагаются налогом на доходы.

В отчетном периоде физическому лицу выплачивались арендные платежи по договору аренды, что привело к разнице между РСВ и 6-НДФЛ на сумму выплат. В подтверждение прилагаем копии договора аренды имущества с физическим лицом.

Как написать пояснения в налоговую по 6-НДФЛ: примеры

Один из видов камерального контроля — сопоставление данных, представленных в 6-НДФЛ и РСВ. Причинами расхождений могут быть как ошибки в отчетности, так и законные основания. Прежде чем наложить штраф, ИФНС запросит пояснения. Унифицированного бланка такого документа нет, поэтому пояснения в налоговую по 6-НДФЛ составляются в произвольной форме.

Эксперты Системы Госфинансы вместе с Минфином подготовили таблицу с КВР, КОСГУ и проводками для всех типов учреждений. В рекомендациях также имеются подробные примеры с расчетами и пояснениями.

В Системе Госфинансы можно найти справочную таблицу по всем изменениям в новой форме на 2025 год.

Когда требуются пояснения к 6-НДФЛ

Если в ходе камеральной проверки налоговый орган обнаружит ошибки, несоответствия или противоречия в расчетах 6-НДФЛ и РСВ, он уведомит об этом налогоплательщика и потребует представить пояснения или исправить отчетность. Организация должна сделать это в течение пяти рабочих дней согласно п.3 ст.88 НК РФ.

Новый бланк 6-НДФЛ на 2025 год Скачать новый бланк

После получения требования о предоставлении пояснений необходимо:

• проверить данные в Расчете и суммы в платежных поручениях на перечисление налога;
• воспользоваться контрольными соотношениями для 6-НДФЛ и РСВ;
• при обнаружении ошибки подать уточненный расчет;
• если ошибки нет, указать в пояснениях причину расхождений.

Важно! За непредставление или несвоевременное представление пояснений предусмотрена ответственность по ст. 129.1 НК РФ с наложением штрафа в размере 5 000 руб.

Ставки НДФЛ в 2025 году Открыть справочник

Если требование о представлении пояснений поступило уже после составления акта проверки и начисления штрафа и пени, действовать нужно следующим образом.

1. Пояснения в налоговую по 6-НДФЛ представлять не требуется.
2. Если плательщик считает недоимку необоснованной, нужно подать уточненную декларацию и уплатить недоимку и пени.
3. Направить возражения по акту проверки, указав, что налоговый орган нарушил процедуру камеральной проверки и лишил налогоплательщика возможности представить пояснения вовремя. К возражениям приложить копии почтовых конвертов от заказных писем налоговой инспекции с датами отправки.

Если недоимка окажется необоснованной, излишне уплаченный налог и пени можно будет зачесть в счет будущих платежей.

Владислав Волков, заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

6-НДФЛ – ежеквартальная отчетность по налогу на доходы физических лиц. В рекомендации указано, кто, в какие сроки и куда сдает расчет, как заполнить каждое поле, а также о нулевом отчете и отрицательных суммах. Также приведены примеры заполнения расчета за I квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Примеры пояснений в налоговую по 6-НДФЛ

Разные налоговые базы в 6-НДФЛ и РСВ Скачать пример

Организация не сдала 6-НДФЛ Скачать пример

В 6-НДФЛ указан доход, но нет суммы удержанного НДФЛ Скачать пример

Доходы в 6-НДФЛ и РСВ отличаются Скачать пример

В 6-НДФЛ зарплата сотрудников ниже МРОТ Скачать пример

Пояснения, почему налог был перечислен позже даты, указанной в 6-НДФЛ

Если налог был уплачен с опозданием, помимо штрафов могут возникнуть и другие негативные последствия. Во-первых, налоговый агент обязан заплатить пени, размер которых зависит от суммы НДФЛ, периода задержки и ставки рефинансирования. Во-вторых, будет взыскана сумма удержанного, но не перечисленного налога. Задолженность будет взыскана в бесспорном порядке за счет средств на банковских счетах. Избежать штрафа можно в следующих случаях:

1. Налог уплачен с опозданием, но его сумма в отчетности не занижена. Недоимку и пени необходимо уплатить до того, как инспекция обнаружит задолженность. Важно, чтобы Расчет был сдан вовремя.
2. Налог уплачен с опозданием и в отчетности указана меньшая сумма. В этом случае, после уплаты налога и пеней, необходимо подать уточненную декларацию. Сделать это следует до того, как инспекция обнаружит нарушение.

В обоих случаях пояснения в налоговую по форме 6-НДФЛ предоставлять не нужно. Они требуются в следующих ситуациях:

1. Техническая ошибка или сбой. Эти обстоятельства не освобождают от ответственности за несвоевременное перечисление НДФЛ. Однако, чтобы избежать штрафа, можно предоставить в налоговый орган пояснения о причине просрочки.
2. В некоторых случаях расхождение в датах не является ошибкой. Например, если зарплата была перечислена в последний день отчетного квартала, налог будет уплачен в следующем месяце нового квартала. Пояснения лучше предоставить вместе с Расчетом за квартал.

Как оформляется пояснительная записка к 6-НДФЛ

Единой формы ответа налоговому органу не существует. Пояснения составляются в свободной форме в зависимости от запроса. В них необходимо обосновать причину расхождений, при необходимости можно приложить подтверждающие документы. Хотя в рамках камеральной проверки ИФНС не имеет права требовать их у налогоплательщика, он может представить документы добровольно, чтобы объяснить расхождения.

Если в Расчете 6-НДФЛ обнаружены ошибки, помимо причин их возникновения, в пояснениях можно указать, что плательщик внесет изменения путем подачи уточненного Расчета.

Читайте по теме в Системе Госфинансы

• Как уточнить 6-НДФЛ
• Штрафы за 6-НДФЛ

Чтобы быть в курсе последних изменений и новостей в сфере бухгалтерского учета и налогообложения, подписывайтесь на наши социальные сети: