Регистрация внутренних документов: полное руководство и лучшие практики

4.9. Регистрация и обработка внутренних документов

4.9.1. Процесс обработки внутренних документов на этапах их подготовки и оформления аналогичен процессу обработки исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

4.9.2. Внутренние документы создаются в виде записок (докладной, служебной, справки или иной), как правило, в электронном формате с использованием ЭРК «Проект документа» и подписываются электронной подписью.

4.9.3. Служебные записки на имя Министра оформляются без указания должности адресата и подписываются без указания должности заместителями Министра или руководителями структурного подразделения с визированием у курирующего заместителя Министра.

4.9.4. Регистрационный номер внутреннему документу присваивается секретариатом заместителя Министра или секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России.

Регистрационные номера присваиваются в пределах календарного года с помощью системы электронного документооборота в соответствующей группе документов с буквами «вн».

Документы, не зарегистрированные, на доклад руководству Минпросвещения России не направляются.

4.9.5. Передача электронных документов между структурными подразделениями Минпросвещения России осуществляется с использованием ЕСЭД.

4.9.6. Процедура обработки проектов распорядительных документов Минпросвещения России по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования, порядок регистрации и место хранения оригиналов распорядительных документов, порядок рассылки копий документов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации и другим организациям осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.2 настоящей Инструкции.

4.9.7. Организация протокольной работы в Минпросвещения России (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения оригиналов протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей) осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.3 настоящей Инструкции.

4.9.8. Место и способ регистрации внутренних документов (докладных, служебных или аналитических записок, справок и других), порядок передачи документов между структурными подразделениями Минпросвещения России осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.5 настоящей Инструкции.

4.9.9. Система электронного документооборота Минпросвещения России предусматривает способ подтверждения действий сотрудника с электронными документами, при которых не используется электронная цифровая подпись.

Для идентификации сотрудника, совершающего действия с электронными документами без использования электронной цифровой подписи, используются фамилия, имя и отчество сотрудника, название структурного подразделения и контактная информация сотрудника из справочника. Фамилия и инициалы сотрудника отображаются в регистрационной карточке при визировании и подписи документа. При наведении курсора на ФИО сотрудника появляется окно с информацией о структурном подразделении сотрудника, при нажатии на кнопку F4 отображается окно с информацией о сотруднике, включающей фамилию, имя, отчество, данные о структурном подразделении и контактную информацию. Эти данные позволяют однозначно идентифицировать лицо, завизировавшее или подписавшее документ.

Юридическая сила документа

Копия должна содержать точное воспроизведение оригинального текста (включая сам бланк, на котором оформлен документ), а также расшифровку печатей и подписей должностных лиц;
Юридическая сила копии документа подтверждается отметкой о его заверении.

Заверение копий производится самой организацией или, при необходимости, нотариусом.

Для придания документу юридической силы, процесс его создания регулируется и осуществляется по установленным нормам. Это отражено и в определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Она трактуется как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.

Советуем прочитать: Алтайский край

Оформление документов регламентируется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, действовавшим до 1 июля 2018 г.). С 1 июля 2018 года введен новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст).

Унифицированные формы кадровых документов приведены в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

Работа юриста с внутренними документами компании

Работа юриста с внутренними документами компании включает в себя определенную последовательность действий.

Получение указания на разработку документа, уточнение целей и содержания документа. Например, для подготовки приложения к правилам внутреннего трудового распорядка «Режим рабочего времени», юрист должен обсудить с уполномоченными должностными лицами требования работодателя по продолжительности рабочего дня, времени начала и окончания работы, длительности обеденного перерыва. При этом следует проинформировать лицо, дающее задание, если эти требования противоречат трудовому законодательству. В рамках своих обязанностей юрист инициирует создание внутренних документов, необходимых по закону.

Изучение сопутствующих внутренних документов. Например, для подготовки типового трудового договора компании юрист должен изучить положения «Об отпусках», «О персонале», «О порядке заключения договоров в компании» и другие, чтобы все документы были согласованы между собой.

Сбор реквизитов и персональных данных, если они требуются для создания документа.

Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами компании. Обычно юрист согласовывает проект документа с профильным отделом, кадровой службой, бухгалтерией. В отдельных случаях с охраной, например, документы по охране коммерческой тайны.

Корректировка документа по результатам согласования, оформление документа. Оформление включает выпуск документа на соответствующем бланке, либо включение в его текст необходимых реквизитов, иногда листы документа должны быть пронумерованы и прошиты. На документе должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и телефон исполнителя, можно также указать дату составления документа. Эти данные обычно размещаются мелким шрифтом внизу страницы или на обороте листа.

Тиражирование и регистрация документа. Исполнитель должен зарегистрировать документ в соответствующей службе, которая вносит запись о документе в журнал регистрации, присваивает ему номер и указывает дату издания.

Передача документа для исполнения. Эту функцию выполняет либо руководитель, либо исполнитель, либо делопроизводитель. В компании целесообразно установить правило, по которому документ для исполнения передается исключительно вышестоящим лицом – нижестоящему.

Контроль осуществляется при наличии соответствующего предписания. Если документ является внутренним документом юридического отдела, юрист помещает исполненный документ в дело, хранящееся в отделе.

В статье использованы фотографии с сайта freepik.com

Организация и ведение документооборота на предприятии

От правильной организации документооборота в компании зависят распределение ресурсов, нагрузка на сотрудников и скорость выполнения бизнес-процессов. Рассмотрим, как можно организовать, вести и контролировать делопроизводство.

В этой статье:

Методы организации
Ведение документооборота
Контроль документооборота

Советуем прочитать: Как сэкономить деньги с помощью портала Госуслуг

Переход на ЭДО

Начните обмениваться документами с контрагентами онлайн

Внутренние документы компании: перечень и образцы

Внутренние документы компании регулируют многие аспекты ее повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы, определяют порядок и условия выполнения административных решений.

Какие виды документов входят в перечень внутренних документов
Правила оформления и регистрации внутренних документов
Как вести учет внутренних документов в компании

Образцы внутренних документов компании:

Форма Т-3. Штатное расписание — скачайте бесплатно

Правила внутреннего трудового распорядка — скачайте бесплатно

Приказ о проведении инвентаризации — скачайте бесплатно

Приказ об увольнении — скачайте образец

Служебная записка о премировании сотрудника — скачайте образец

Трудовой договор — скачайте образец

Журнал регистрации приказов по личному составу — скачайте образец

Больше образцов внутренних документов компании найдете в статье >>>

Виды внутренних документов

Внутрикорпоративные акты помогают решать задачи внутри компании. Существует множество видов такой документации. Как правило, ее классифицируют по признакам назначения, содержания и порядка согласования.

Перечень внутренних документов, которые компания использует в организационной и производственной деятельности, зависит от многих факторов, таких как:

форма собственности;
организационно-правовая форма;
сфера деятельности;
численность сотрудников;
степень открытости.

Внутренние документы компании: перечень

Они выполняют функции правовой базы компании и включают обязательные к исполнению положения, основанные на нормах административного права: устав, штатное расписание, регламент, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.

Они фиксируют управленческие решения организационных вопросов, например, приказы по основной деятельности и по личному составу.

Они сообщают информацию о фактическом положении дел, побуждают к принятию административных решений и изданию распорядительных актов: служебные записки, заявления, протоколы, заключения.

Они устанавливают гражданские права и обязанности двух или более сторон соглашения, изменяют или прекращают их: договоры аренды, подряда, дополнительные соглашения.

Они фиксируют различные аспекты деятельности организации и регулируют текущие вопросы: лицензии, разрешения, допуски, уведомления о начале деятельности.

Они служат основой для синтетического и аналитического учета в компании и необходимы для составления отчетности (налоговой, бухгалтерской, статистической): главная книга, отчеты, акты ревизий, балансы.

Определяют права и обязанности работодателя и его работников, регулируют трудовые отношения. К таким документам относятся трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, соглашения и графики отпусков.

Создаются отдельными сотрудниками индивидуально. Примеры таких документов: резюме, автобиографии, расписки, доверенности.

Формы регистрации внутренних документов

Компания может выбрать наиболее подходящую форму регистрации внутренних документов в зависимости от своих потребностей.

Журнальная форма

Эта форма удобна при небольшом объеме документооборота и предполагает ведение отдельного журнала для каждой категории документов. Она актуальна для компаний, где документальный учет имеет первостепенное значение. Журнальная форма занимает много времени, может привести к дублированию операций и усложняет справочную работу и контроль сроков исполнения. Чтобы облегчить поиск, рекомендуется вести отдельные журналы для каждого типа документов, например, журналы регистрации дополнительных соглашений, приказов по основной деятельности, договоров аренды, служебных записок и т.д.

Образец журнала регистрации трудовых договоров:

Прием и первичная обработка входящих документов: алгоритм для секретаря

Регистрация входящей корреспонденции – один из самых сложных участков работы в делопроизводстве. Несмотря на внешнюю техническую простоту, он включает взаимодействие со сторонними организациями и может иметь юридические нюансы. Рассмотрим первую стадию работы с входящими документами, включая особенности и основные сложности их приема и первичной обработки, нормативные требования и повседневные реалии.

Советуем прочитать: Соблюдение тишины в многоквартирных домах: часы, когда нельзя шуметь и размеры штрафов по закону Ленинградской области

Порядок первичной обработки входящих документов

Согласно нормативным актам, первая стадия работы с входящим документом называется «прием и первичная обработка документа». Проверка отправлений проводится именно в рамках первичной обработки. Алгоритм проверки, установленный Правилами делопроизводства, состоит из нескольких этапов. В Таблице 1 приведены действия получателя, предписанные нормативными документами на каждом этапе, а также наш практический комментарий.

Иногда проверка начинается уже в момент получения документа, например, при доставке курьером. При обнаружении нарушений получатель может отказать в приеме отправления.

Заметим, что описанный порядок применяется к документам на бумажных носителях. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам, должна соответствовать технологии работы с входящими документами (см. п. 5.16 Примерной инструкции по делопроизводству).

Все документы без адресной части должны сопровождаться сопроводительными письмами (см. п. 5.42 Примерной инструкции по делопроизводству). К таким документам относятся договоры, протоколы, акты и т.д. Однако, если это правило прописано в вашей локальной инструкции по делопроизводству, это не означает, что оно есть в инструкции организации-отправителя, и ваши коллеги обязаны его соблюдать. Поэтому не всегда в конверте будет сопроводительное письмо. Обычно их не составляют, если по документам, направленным отправителем, не требуется решение руководителя и назначение исполнителя. Если документ поступил без сопроводительного письма, его, как правило, учитывают в журнале (реестре) документов на бумажных носителях и передают под подпись сотрудникам подразделений.

На конверте обычно указано, кому конкретно нужно выдать документ (например, ООО «Лазурь», Иванову И.И.). Понимая особенности бизнес-процессов организации, можно определить адресата по типу и содержанию документа (например, оригинал договора следует передать куратору договора, счет на оплату – в финансовый отдел и т.д.).

Если после вскрытия конверта внутри обнаружено деловое письмо (сопроводительное или любое другое), то проверка продолжается, и по ее результатам принимается решение о возможности регистрации документа.

[1] Здесь и далее – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).