Чтобы ваша служебная записка не осталась без внимания и была рассмотрена в срок, необходимо соблюдать несколько правил:
- оформить записку на имя руководителя;
- указать заголовок документа, дату и подпись;
- включить минимально необходимую информацию о списываемом активе (инвентарный номер, местоположение, срок и условия эксплуатации и т. д.);
- лаконично, но подробно описать состояние основного средства и причины его непригодности для дальнейшего использования;
- изложить просьбу о списании объекта с вашего материального учета и с баланса предприятия;
- зарегистрировать подписанный документ у секретаря или поставить отметку о прочтении при отправке записки руководству через электронную почту, если на предприятии предусмотрен такой способ подачи служебных записок.
Соблюдение этих правил придаст вашей записке статус официального документа, а не простой бумаги с непонятными записями. В этом случае реакция руководства на изложенные факты не заставит себя ждать.
Если доверенное сотруднику основное средство непригодно для эксплуатации, но его фактический срок полезного использования еще не истек и остаточная стоимость не обнулилась, необходимо сообщить руководителю компании о необходимости списания такого актива с учета. Сделать это можно с помощью служебной записки. Ее шаблон может быть разработан на предприятии. Если шаблона нет, записку следует оформить по обычным правилам составления деловых писем.
Больше полезной информации — в рубрике «Бухгалтерские документы».