Многие налоговики не знают, как именно выдавать справки 2-НДФЛ своим сотрудникам. Это вполне объяснимо. Налоговый кодекс РФ регулирует этот вопрос очень скупо. Однако некоторую ясность вносят разъяснения, выпущенные Федеральной налоговой службой. В частности, одно из последних — письмо от 27 сентября 2018 г. БС-4-11/18817 о том, как выдавать сотрудникам справки 2-НДФЛ.
Что говорит закон?
Важность знания и понимания процесса выдачи 2-НДФЛ бухгалтерами, кадровиками, различными специалистами и ИП не вызывает сомнений. Ведь в справке отражаются полученные работником доходы от трудовой деятельности и сумма удержанного с них подоходного налога.
2 — Применительно к процессу выдачи справок 2-НДФЛ можно сослаться, пожалуй, только на одну норму Федерального налогового кодекса РФ (статья 230) о полученных доходах и удержанном с них подоходном налоге физических лиц по форме, утвержденной ФНС России.
В 2018-2019 годах форма справки 2-НДФЛ утверждена решением № ММВ-7-11/485. ММВ-7-11/485 решением ФНС России от 30 октября 2015 года, а также порядок ее заполнения и виды представления в электронной форме.
Таким образом, Налоговый кодекс РФ не содержит норм о выдаче справок 2-НДФЛ от налоговых агентов физическим лицам или иных соответствующих требований.
Поэтому делаем вывод: процесс оформления 2-НДФЛ на одного сотрудника каждая компания/предприятие СОЛО может создать самостоятельно. Правила выдачи справок 2-НДФЛ сотрудникам или клиентам могут быть определены в той или иной форме. Самое главное, чтобы они не противоречили действующему законодательству.
На практике правила выдачи справок 2-НДФЛ сотрудникам или клиентам проще всего определить отдельным приказом руководства, подписанным руководителем компании, или локальными нормативными актами (например, положениями).
Что говорит Трудовой кодекс Российской Федерации?
Говоря о справках 2-НДФЛ, выдаваемых сотрудникам, не стоит забывать о положениях Трудового кодекса.
Так, статья 62 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя выдавать справку о заработной плате по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней.
Данное требование распространяется только на работников. На других получателей дохода (например, клиентов) это положение не распространяется.
Как и когда выдаются справки о доходах работникам
Справка о доходах подтверждает сумму полученного работодателем дохода и удержанного налога (статья 230, пункт 3 КПК).
Согласно статье 62 Закона о труде, работодатель обязан предоставить работнику копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.
Таким образом, соответствующая справка также должна быть выдана в течение трех дней. Справка может быть выдана на бумаге или в электронном виде, в зависимости от просьбы работника в заявлении.
Здесь мы проанализировали, как работать, отдыхать и платить зарплату в июне 2023 года. Определите себя.
Какую форму справки я должен использовать?
Форма называется «Справка о доходах и сумме налога физических лиц (форма по КНД 1175018)» и утверждена приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753 — приложение №. 4. для доходов, полученных с 2021 года, применяется с 1 января 2021 года.
Чтобы показать информацию за прошлые периоды, необходимо использовать действующую форму в течение запрашиваемого периода.
Сотрудникам следует иметь в виду, что готовые справки доступны (бесплатно) на сайте Федеральной налоговой службы в личном кабинете налогоплательщика. Ее можно получить за последние три года.
Этот документ доступен в форматах . pdf и . xml и может быть загружен на ваш компьютер. Он подписан специальной электронной подписью, усовершенствованной Федеральной налоговой службой.
Что содержит справка?
Налоговый инспектор заполняет следующие разделы справки о доходах.
Для заполнения справки бухгалтеру понадобятся код дохода и код вычета. Они утверждены приказом Федеральной налоговой службы от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@.