Email-этикет представляет собой свод правил для общения по электронной почте. Он включает как общие правила вежливости (приветствие, прощание), так и технические аспекты, обеспечивающие удобство чтения писем.
Электронную почту чаще всего используют для деловой переписки и рассылок. Поэтому правила email-этикета в первую очередь важны для официального общения.
Приветствие и обращение
Прежде всего, они должны присутствовать в каждом письме. Даже если клиент недавно был в офисе компании и общался с сотрудником лично.
Важно использовать корректные фразы. Приветствие «Здравствуйте!» или «Добрый день!» в сочетании с обращением на «вы» остается признаком вежливости. Не нужно использовать излишне витиеватые фразы. Приветствия типа «Доброго времени суток» или «Многоуважаемый Виктор Александрович» могут создать странное впечатление.
Некоторые компании применяют молодежные приветствия и фразы в своих рассылках — «Привет!», «Поехали!», «Не пропусти!», обращаясь на «ты». Такой стиль допустим, если целевая аудитория лучше воспринимает неформальный тон. Однако при общении с конкретным человеком этого лучше избегать.
Ошибки в тексте
Это одно из самых серьезных нарушений правил email-этикета. Никакие привлекательные предложения не спасут репутацию отправителя, если письмо написано с ошибками.
Призыв к действию
Каждое письмо отправляется с определенной целью. Всегда четко формулируйте, чего вы хотите от получателя: чтобы он перешел по ссылке и прочитал статью, ответил на предложение или ознакомился с новыми товарами.
Эффективнее всего использовать кнопку с призывом или хотя бы гиперссылку с увеличенным цветным шрифтом.
В приведенном ниже примере рекламодатель не только предлагает зарегистрироваться на конференцию, но и объясняет, почему это важно.
Рекламодатель не только предлагает зарегистрироваться на конференцию, но и объясняет, почему это важно.
Следует отметить, что кнопки с призывом больше характерны для рассылок и рекламных писем. В деловой переписке с конкретным человеком достаточно четко сформулировать свои пожелания в тексте письма и постараться обосновать их с выгодой для собеседника. Например: «Прошу сообщить о вашем решении до конца рабочей недели, чтобы мы успели передать ваш заказ в производство в этом месяце».
Время отправки писем
Маркетологи исследовали этот вопрос, но универсального решения не нашли. Сначала решили, что лучше отправлять письма в понедельник утром, поскольку в начале рабочей недели человек с отдохнувшей головой будет более склонен читать почту. Но когда так начали делать многие, почтовые ящики по понедельникам стали переполнены, и обработать все сообщения было невозможно. Теперь компании предпочитают отправлять письма по вторникам или четвергам.
Оптимальное время для рассылки зависит от конкретной отрасли бизнеса и цели письма. Конечно, деловые письма следует отправлять в рабочее время, а рекламу ресторана — перед выходными.
Чтобы определить лучшее время отправки именно для вашего случая, нужно тестировать различные варианты, учитывая расписание вашей целевой аудитории.
Email-этикет — это полезный soft skill, от которого многое зависит в работе. Освоив эти несложные правила, вы сможете улучшить позиции бизнеса, расширить клиентскую базу и создать позитивный имидж в глазах будущих партнеров еще до первой встречи.