Составление информационного письма

Информационные письма играют важную роль в делопроизводстве современных организаций. Понимание их назначения и видов является ключевым для эффективного использования этих документов. Далее рассматриваются основные типы информационных писем и их особенности.

Типы информационных писем

Перед изучением правил составления информационных писем, полезно определить их разновидности. Основные типы включают:

• письмо-сообщение
• письмо-заявление
• письмо-предложение
• письмо-подтверждение
• рекламно-информационное письмо

Каждое информационное письмо может сопровождаться сопроводительным письмом, предоставляющим более детальную информацию. Каждый тип имеет свои функции и назначения.

Цель составления информационных писем

Назначение и содержание информационных писем зависят от их типа. Например, письмо-заявление информирует о намерениях отправителя. Письмо-напоминание используется для уведомления о выполнении обязательств, таких как оплата, с указанием суммы, сроков и реквизитов. Письмо-подтверждение подтверждает получение товаров или документов.

Наиболее распространенным типом является письмо-сообщение, которое может содержать информацию об изменении реквизитов компании или графика работы. К этому типу относятся и уведомления об изменении стоимости услуг. Рекламно-информационное письмо обычно информирует о предложениях или акциях и имеет уникальное оформление.

Особенности составления

Информационное письмо можно создать на готовом бланке или от руки. В последнем случае в верхнем левом углу указываются контакты отправителя, включая название компании, адрес, электронную почту и телефон. Обязательно указываются дата и номер документа. Если письмо является ответом, в нем указывается номер и дата входящего документа.

После информации об отправителе, указываются данные получателя, включая полное название предприятия и адрес. Если письмо направляется конкретному сотруднику, указываются его фамилия, инициалы и должность. Использование готового бланка позволяет значительно упростить процесс составления письма, особенно при частом обращении к данному виду корреспонденции.

Виды информационных писем

Информационные письма могут выполнять различные задачи, и поэтому подразделяются на несколько категорий.

Основные типы информационных писем:

• уведомление;
• напоминание;
• подтверждение;
• заявление;
• реклама.

Письмо-уведомление — информирует адресата о значительных изменениях или нововведениях. Например, такое письмо сообщит получателю посылки, что она уже прибыла в пункт выдачи.

Письмо-напоминание — предназначено напомнить адресату о необходимости совершения определенных действий. Это может быть оплата заказа в корзине, ответ на уведомление или явка на запланированное событие.

Письмо-подтверждение — фиксирует достигнутые ранее соглашения. Нужно подтвердить заказ клиента или оформить сотрудничество компаний? Именно для этого оно и предназначено.

Письмо-заявление — содержит объяснения отказа от участия в чем-либо или уведомление об изменении условий договора. Например, сотрудник не может присутствовать на важной встрече и таким письмом сообщает об этом начальству.

Письмо-реклама — схоже с маркетинговой рассылкой, но носит более информационный характер. Оно рассказывает о товарном ассортименте, ценах, условиях работы и т.д.

Как правильно составить информационное письмо?

Нет строгих правил для создания информационных писем. Важно просто и понятно донести до получателя нужную информацию, придерживаясь делового стиля общения. Оформление письма произвольное, но не следует забывать об основах любой деловой переписки:

1. В тексте не должно быть ошибок любого рода.
2. Используйте классические шрифты Times New Roman или Arial.
3. Избегайте лишней «воды».
4. Текст письма должен быть структурирован, разделен на абзацы с одинаковыми интервалами.
5. Выравнивание текста письма по ширине страницы обязательно.
6. Если письмо длинное и занимает несколько страниц, обязательно их нумеруйте.
7. Избегайте просторечий и выражений эмоций. Не нужно высказывать личное мнение или спрашивать мнение адресата.

Примеры успешных информационных писем

Оформление и отправка информационных писем клиентам может показаться простой задачей, но иногда возникают трудности. В таких случаях может помочь опыт коллег.

Крупный интернет-магазин одежды для мужчин и женщин принял участие в программе по утилизации и переработке пластика. В своих письмах компания объяснила, почему она решила это сделать, какие преимущества это приносит, и как это полезно для мира и общества. В заключение письма объясняется, как каждый клиент может принять участие в этом масштабном проекте.

Крупный производитель электроники и бытовой техники, помимо регулярной рассылки о новых товарах и скидках, периодически делится решениями распространенных бытовых проблем и лайфхаками по ведению домашнего хозяйства.

Заключение

Регулярная рассылка информационных писем укрепляет отношения между продавцом и покупателем, между начальником и подчиненным.

Письма должны быть привлекательными и интересными. Деловой стиль переписки не должен делать их «сухими». Не забывайте о видео, изображениях, реальных фотографиях и т.д.

Чтобы убедиться, что письмо составлено правильно, перед его отправкой нужно ответить на главный вопрос — к чему побудит читателя это письмо? Должен ли он совершить покупку, написать ответ, узнать что-то новое и т.д. Каждое информационное письмо должно иметь четкое назначение.

Образец составления информационного письма

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо определить адресата, который в первую очередь должен ознакомиться с этим документом, затем составить заголовок и текст обращения. На практике существует много видов информационного письма. Готовые примеры и правила их составления можно найти в статье.

В конце статьи вы можете скачать образец и пример информационного письма.

Ведущий специалист по кадрам, юрист-консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Ранее мы приводили 5 примеров деловых писем, и дополнительно к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, перейдя по этой ссылке.

Типы информационных писем: 5 готовых образцов

Существует довольно много видов информационных писем. Основная их цель – информировать получателя, выполняя различные задачи, такие как уведомление, заявление, подтверждение намерений, рекламное сообщение (коммерческое предложение) и многое другое.

Уведомление

Основная цель – проинформировать клиента, партнера, коллег или сотрудников о важных событиях компании, которые ожидаются в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и других сотрудников;
• изменение реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к инвентаризации;
• изменение графика работы, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать о неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднование юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить информационным поводом напомнить о себе или подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, если компания ведет переговоры о заключении сделки, но по разным причинам периодически прерывала их, то в дальнейшем руководство может направить письмо о подтверждении намерений, если решит, что сделка выгодна.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и других. По образцу этих документов свою разъяснительную письмо может составить и компания. Основная цель текста – детально объяснить свою позицию при возникновении разногласий или для их предупреждения.

Напоминание

В таком письме партнер предупреждает другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Часто это последний шаг перед обращением в суд, что также можно упомянуть в тексте.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений приветствуется более неформальный стиль текста и оформления. Основная цель – привлечь внимание получателя и вызвать желание узнать больше о товаре или услуге, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу продаст товар. Его главная задача – продать встречу или телефонный звонок.

Начинаем с вводной части

• Начните письмо с указания своей должности, ученого звания или роли и объясните причину, по которой вы пишите. Обычно в письме не указывают имя, так как оно будет обозначено в подписи.
• Переходите к сути: «Сегодня я пишу вам, чтобы узнать о вакансии финансового контролера» или «Я пишу, чтобы рассказать о новом продукте, недавно представленном нашей компанией» – вот примеры постановки вопроса, которые следует использовать в первых предложениях письма.
• Неопытные авторы часто совершают одну распространенную ошибку – они избегают использования сокращений любой ценой, из-за чего письмо становится больше похоже на перевод, чем на оригинальный текст. Применяйте сокращения, чтобы письмо было разговорным, но при этом профессиональным. Пусть ваше письмо отражает вашу личность.
• Не стремитесь показать свой интеллект, заменяя простые слова на книжные и энциклопедические. Это не научная работа, а информационное письмо. Используйте подходящие слова и выражайте свои мысли ясно.
• Если у вас есть какая-либо связь с сотрудниками компании, рекомендация на подачу заявления, или вы знакомы с человеком, получившим грант от вашего учреждения, лучше упомянуть об этом в начале письма. Это может напомнить адресату о вас («Ах, это тот, о ком говорил Иван!») или сделать вас более запоминающимся.

Составление основной части письма

• Опишите конкретный опыт, который у вас есть в сфере или отрасли, в которую вы хотите попасть. Если ваше информационное письмо сфокусировано на определенной профессиональной области, полезно включить в него список конкретных умений и навыков, чтобы достичь нужного результата. [1] X Источник информации
• Желание получить работу не означает, что у вас есть все необходимые качества для ее выполнения. Если во вступлении вы подчеркнули, что заинтересованы в собеседовании на данную должность, потому что отлично для нее подходите, не нужно повторять это множество раз. Фраза «я действительно нуждаюсь в этой работе» не делает вас более привлекательным кандидатом.
• Сфокусируйте информационное письмо на конкретном уровне работы. Не обязательно упоминать конкретную должность, но держите в уме конечную цель, чтобы письмо соответствовало вашим намерениям.

Не включайте в письмо информацию, уже указанную в вашем резюме. Перечисление ваших ученых степеней, наград и связей – не лучшая идея для информационного письма. Повторение информации из резюме – это пустая трата места и слов. Вы пишете не для того, чтобы дублировать информацию, а чтобы лучше себя представить и сделать первый шаг к деловым отношениям.

• Повторите ключевую информацию в заключении. Перед тем как завершить письмо прощанием, кратко повторите свои основные цели.

Проверка и окончательная редакция письма

• Проверка – это не только устранение опечаток и ошибок. Прочтите письмо свежим взглядом и убедитесь, что все существительные и глаголы согласованы, мысль передана правильно и письмо достигнет своей цели.
• Когда вы довольны качеством письма, приступайте к финальной вычитке и исправлению ошибок, опечаток и форматирования.

Сделайте письмо лаконичным и кратким. Обычно информационные письма не должны превышать одну страницу или быть более 300-400 слов. Вероятно, ваш адресат занят и получает множество писем, поэтому не стоит писать длинное и пространное письмо. Чтобы ваше усилие не пропало зря, важно не выходить за пределы объема. Сосредоточьтесь только на ключевой информации. [2] X Источник информации

• Приложите резюме, если это уместно, после информационного письма. Информационное письмо должно быть первым в любом комплекте документов для подачи заявления.
• Укажите актуальную контактную информацию. В последней редакции письма убедитесь, что вся важная контактная информация, обычно размещаемая в верхнем правом углу «шапки», указана. Включите адрес электронной почты, номер телефона и другую важную контактную информацию.

Рассмотрите возможность добавления постскриптума. Некоторые преподаватели и эксперты по деловой коммуникации советуют включать самую важную и срочную информацию в постскриптум (P.S.) письма. Это часто эффективно, поскольку многие люди обрабатывают информацию в форме письма. Вместо того чтобы помещать важные сведения в заключение, постскриптум может быть более действенным. Хотя некоторым это может показаться нестандартным, постскриптум часто становится эффективным способом выделить важную информацию и сделать ваше письмо более заметным.