Внутреннее расследование сотрудника

Внутреннее расследование представляет собой комплекс мер по сбору, анализу и проверке информации о нарушении для выявления вины сотрудника и, при необходимости, установления виновного, если это неизвестно сразу.

Согласно ст. 21–22 ТК РФ, при заключении трудового договора стороны приобретают определенные права и обязанности. Работодатель может привлечь сотрудника к ответственности за нарушения, но сначала необходимо установить факт проступка и доказать вину сотрудника.

Основные нарушения, для которых проводятся расследования:

• нарушение трудовой дисциплины;

• неисполнение трудовых обязанностей;

• нарушение должностных инструкций;

• несоблюдение правил безопасности;

• причинение материального ущерба.

Этот список не является исчерпывающим, и на практике могут возникать другие ситуации, требующие проведения внутреннего расследования.

Если в процессе нарушения выявляется преступление, например, кража, по завершении расследования руководитель может сообщить об этом в правоохранительные органы.

Проверка и анализ материалов сопровождаются оформлением специальной документации, чтобы у работодателя была возможность защитить свою позицию.

Внутреннее расследование по Трудовому кодексу: порядок действий

Алгоритм проведения расследования:

1. Формирование комиссии и издание приказа. Обычно комиссия состоит минимум из трех человек, например, юриста, экономиста и кадрового работника.

2. Работа комиссии включает изучение всех аспектов дела, сбор доказательств, опрос свидетелей и т.д.

3. Если известен виновный сотрудник, он должен написать объяснительную записку.

4. Подготовка акта расследования и его подписание всеми участниками комиссии.

При расследовании необходимо установить обязательные моменты, без которых взыскание ущерба невозможно:

• причинен ли фактический ущерб и в каком размере;
• наличие материальной ответственности по статье 239 ТК РФ;
• наличие виновных действий или бездействия сотрудника;
• наличие причинно-следственной связи между действиями (бездействием) сотрудника и наступившими последствиями.

Фактически, внутреннее расследование – это процесс изучения материалов дела, доказывающих вину нарушителя.

Пример приказа о внутреннем расследовании

Возможные причины расследования

Должностная инструкция любого сотрудника включает раздел, в котором прописаны правила работы на территории предприятия и ответственность за нарушения. Чаще всего сотрудники совершают следующие проступки:

• причинение ущерба компании или ее имуществу;
• нарушение трудовой дисциплины и установленных правил;
• некачественное выполнение трудовых обязанностей;
• разглашение коммерческих тайн и т.п.

Все эти нарушения могут повлечь негативные последствия для организации и стать причиной внутреннего расследования. Внутреннее расследование поможет выявить истинную причину происшествия и определить степень вины нарушителя.

Порядок проведения расследования

Процесс расследования трудоемкий и ответственный. В первую очередь руководитель должен сформировать комиссию в соответствии со ст. 247 ТК РФ. В ее обязанности входит выяснение обстоятельств происшествия и определение наказания на основе собранных данных. Дополнительные функции членов комиссии зависят от причины происшествия. Например, при нанесении ущерба имуществу компании им необходимо установить:

• отсутствие материальной ответственности работника на основе положений абз. 1 п. 4 Постановления Пленума ВС РФ № 52;
• степень вины нарушителя;
• причинно-следственную связь между работником и проступком;
• наличие прямого ущерба для работодателя.

В состав комиссии необходимо включить минимум трех человек из разных подразделений компании. Каждый из них должен быть компетентен в рассматриваемом вопросе и иметь соответствующую квалификацию. Действовать нужно аккуратно, не нарушая прав сотрудников. Поэтому в комиссию часто включают представителей внутренней службы безопасности, юристов, бухгалтеров, технических работников и других специалистов. Руководитель также вправе входить в комиссию.

Результаты расследования

После завершения расследования комиссия в специальном акте выносит свое решение, которое в случае доказательства вины сотрудника становится основанием для назначения дисциплинарного наказания.

Обычно наказание выражается в виде выговора или увольнения, редко ограничиваясь замечанием. Кроме того, сотрудник может нести материальную ответственность, если доказана умышленная порча имущества предприятия.

В особых случаях внутреннее расследование может стать основанием для возбуждения административного или уголовного дела, а также для подачи гражданского иска против виновного.

Порядок составления приказа

Составлением приказа занимается секретарь организации или другой уполномоченный сотрудник. Приказ всегда составляется от имени директора компании и заверяется его подписью. Если руководителя нет на месте, документ может подписать другой работник на основании доверенности.

Для составления приказа необходимы веские основания, такие как докладная записка или требование от начальника подразделения, где выявлено нарушение. Если приказ о расследовании составляется по требованию руководителя другого подразделения, в документе нужно сделать ссылку на докладную записку.

Оформление приказа о расследовании

На текущий момент руководители вправе составлять приказы в свободной форме, так как законодательство не унифицировало бланк. Можно создать единый шаблон, зарегистрировав его во внутренних документах. Специалисты рекомендуют включать в документ следующие сведения:

• название компании-работодателя;
• персональные данные сотрудника: его должность, Ф.И.О., информация о происшествии;
• описание случившейся ситуации;
• данные об ответственных за исполнение приказа лицах.

Приказ должен быть пронумерован и датирован. Печать на документе не обязательна, но его должны подписать все участники процедуры: члены комиссии, председатель и при необходимости сотрудник, из-за которого проведено расследование.

Чтобы упростить процесс составления документа, предлагаем ознакомиться с образцом.

Служебное расследование – когда оно необходимо и как его проводить

Служебное расследование представляет собой внутреннее разбирательство в компании по факту определенного нарушения. Расследование проводит специальная комиссия. Меры, которые будут применены к нарушителю, определяются по итогам разбирательства.

Как организовать служебное расследование:

• Проверьте требования главы 30 ТК
• Разработайте регламент проведения служебных расследований
• Определите факт нарушения
• Создайте комиссию
• Назначьте ответственного за нарушение в акте

Согласно Трудовому кодексу, служебное расследование проводится в рамках главы 30

Служебное расследование является этапом процедуры привлечения сотрудника к ответственности за нарушения. Если сотрудник нарушил правила распорядка, должностную инструкцию, вызвал ДТП или допустил иное нарушение, служебное расследование поможет выявить подробности. Важно подтвердить факт нарушения, собрать доказательства и определить последствия. В Трудовом кодексе нормы о служебных расследованиях содержатся в главе 30 (статьи 192 – 195).

Служебное расследование позволяет квалифицировать содеянное как проступок, правонарушение или преступление. Последствия для сотрудника будут различаться в зависимости от квалификации. Однако порядок проведения служебного расследования общий, внутри компании расследования ведутся по схеме, предписанной законом для подтверждения дисциплинарных проступков.

Внутреннее расследование начинается с обращения свидетеля или потерпевшего. Оно может начаться даже при отсутствии прямых или косвенных доказательств у заявителя. Например, дела о коррупции часто начинаются с заявления тех, кто считает поведение предполагаемого нарушителя подозрительным.

Порядок проведения служебного расследования отражают в локальном акте

Для проведения служебного расследования компания издает внутренний документ, который может называться:

• «Регламент служебного расследования»,
• «Порядок проведения служебного расследования»,
• «Порядок проведения служебного расследования в организации» и т. п.

Расследование ведется в соответствии с этим документом.

Скачать образец приказа о служебном расследовании: Приказ о проведении служебного расследования

Проведение служебного расследования в организации включает несколько этапов:

1. Фиксируют факт нарушения.
2. Издают приказ о проведении служебного расследования.
3. Создают комиссию для проведения расследования на предприятии.
4. Проводят расследование: выясняют подробности, собирают доказательства, определяют последствия.
5. Результаты фиксируют в акте служебного расследования.

По итогам расследования сотрудника привлекают к соответствующей ответственности.

Читайте материалы, полезные в работе, в изданиях Актион Право:

• Как расследовать и реагировать на нарушение этических норм в компании
• Что делать, если работник украл клиентскую базу
• Как разоблачить и уволить сотрудника, работающего на конкурента
• Как уволить сотрудника за халатность, воровство или растрату
• Проблемы с удаленными айтишниками: что делать работодателю

Перед проведением служебного расследования фиксируют факт нарушения

Перед началом служебного расследования на предприятии фиксируют факт нарушения. Документ, содержащий информацию о злоупотреблении сотрудника, может быть:

• служебная записка от непосредственного начальника нарушителя,
• отчет о внутренней или внешней проверке,
• акт инвентаризации,
• претензии от клиентов или бизнес-партнеров компании и т. д.
• Ошибки работодателей при увольнении за неоднократные проступки
• Что прописать в локальных актах для борьбы с коррупцией среди сотрудников
• Как поступать, если удаленный работник пропадает или работает на стороне
• Как работодатель доказал прогул с помощью системы контроля доступа

С момента фиксации факта начинает течь срок для проведения служебного расследования, который составляет месяц (ст. 193 ТК РФ). Пленум Верховного Суда РФ уточнил, что срок исчисляется с момента, когда о нарушении узнал руководитель сотрудника (подп. «б» п. 34 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Для проведения служебного расследования на предприятии создается комиссия

После фиксации нарушения директор обязан издать приказ о проведении служебного расследования и формировании специальной комиссии. В приказе указывается состав комиссии и сроки проведения расследования. Комиссия формируется по усмотрению компании и в зависимости от характера происшествия. Например, в случае разглашения конфиденциальной информации через электронную почту в комиссию можно включить:

• непосредственного руководителя сотрудника,
• IT-специалиста,
• юриста компании и других специалистов.

Комиссия выясняет обстоятельства дела, собирает и анализирует доказательства. Полномочия комиссии ограничены законом и внутренними актами компании. Например, комиссия не имеет права выполнять действия, которые входят в компетенцию правоохранительных органов: проводить скрытую прослушку, оперативно-розыскные мероприятия и т.д. Также комиссия не может просматривать электронную переписку сотрудников, если в компании нет соответствующего внутреннего акта.

Параллельно с работой комиссии у сотрудника запрашивается объяснение (ч. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ).

В акте служебного расследования указывается ответственный за нарушение

Комиссия составляет акт служебного расследования, в котором отражаются результаты расследования. В документе указываются:

1. Подтвержден ли факт нарушения.
2. Какие последствия оно вызвало или могло вызвать.
3. Кто несет ответственность за нарушение.
4. Какие обстоятельства повлияли на сотрудника, допустившего нарушение.
5. Какие меры необходимо принять, чтобы предотвратить повторение нарушения.

По итогам служебного расследования и на основании заключения комиссии к сотруднику применяются соответствующие меры или взыскивается ущерб.

Как документально подтвердить проведение служебного расследования работодателем

Мы объясним, как подтвердить вину сотрудника и проведение служебного расследования. В статье представлены образцы документов, используемых на всех этапах расследования.

Директор звонит в отдел кадров с требованием срочно уволить кладовщика, из-за которого пропала партия товара. Однако, при оформлении увольнения выяснилось, что служебное расследование не проводилось и доказательства вины отсутствуют.

Зафиксируйте причину служебного расследования

Чтобы доказать обоснованность служебного расследования, необходимо документально зафиксировать нарушение работником требований внутренних актов. Для этого используются два документа: акт и служебная или докладная записка.

Акт о происшествии. Для составления этого документа специальная комиссия не требуется. В акте укажите полное наименование организации или составьте его на фирменном бланке. В заголовке укажите название документа, а ниже – суть акта, например, «о нарушении трудовой дисциплины», «об отсутствии на рабочем месте». Укажите дату и время составления документа, место его оформления. В описательной части детально опишите события и факты, приведшие к составлению акта, а также текущее положение дел. Акт подписывается всеми присутствующими, каждый из которых имеет право сделать это с поправками, если не согласен с каким-либо пунктом документа.

Служебная или докладная записка. Эти документы предназначены для письменного уведомления руководителя о произошедшем событии. В записке указываются должность, фамилия и инициалы адресата, а также наименование структурного подразделения и должность составителя. Далее следует название документа, дата, регистрационный номер и заголовок. В тексте необходимо описать ситуацию, изложить просьбы и предложения. Внизу автор ставит личную подпись, фамилию и инициалы.

Пример. Приказ о создании комиссии

Уведомление с требованием предоставить письменные объяснения. Работодатель использует объяснения для выяснения наличия вины сотрудника. Без письменных пояснений невозможно соблюсти процедуру наложения дисциплинарных взысканий и привлечения к материальной ответственности (ст. 193, 247 ТК РФ). Для этого необходимо вручить работнику письменное уведомление о необходимости дать объяснения. Трудовой кодекс не устанавливает срок подготовки объяснений по ситуации с материальным ущербом. Поэтому, как и в случае дисциплинарного нарушения, следует руководствоваться статьей 193 Трудового кодекса, которая отводит на подготовку объяснений два рабочих дня. Если по истечении этого срока сотрудник не предоставил объяснений, следует оформить акт об отказе представить объяснения (пример ниже).

Пример. Акт об отказе представить объяснения

Акт о проведении служебной проверки. По итогам расследования необходимо составить акт работы комиссии. Лучше не ограничиваться двумя или тремя предложениями. В документе следует подробно указать все обстоятельства (пример ниже). Акт подписывают все члены комиссии. Работник должен быть ознакомлен с документом под подпись. В случае отказа или уклонения от ознакомления необходимо составить еще один акт об отказе от ознакомления.

Пример. Акт о проведении служебной проверки

По итогам расследования руководителю нужно принять решение — привлекать работника к ответственности или нет (ст. 193, 240 ТК РФ). Важно не пропустить срок. Приказ о привлечении к материальной ответственности должен быть издан не позднее одного месяца со дня установления размера причиненного ущерба, а о наложении дисциплинарного взыскания — не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (ст. 193, 248 ТК РФ).